Die Anwendung der Programme zum Geschäftsprozessmanagement (oder BPM-Tools) wird heute oft nur als Vorbereitung  zur Automatisierung dieser Abläufe durch IT-Systeme gesehen. Dabei wird  ausgeblendet, dass Geschäftsprozesse grundsätzlich die Arbeit von Menschen in ihrem, auch technischen bedingten, Umfeld darstellen. Hochautomatisierte Prozesse wie die Rechnungserstellung bei einer Telefongesellschaft oder die Sortierung von Briefsendungen stellen die Ausnahme, nicht die Regel von Prozessen in der Wirtschaft dar.

Mein Buch will die Perspektive von Business Prozess Management auf die Prozesse lenken, die von Menschen in Unternehmen und Abläufen über Organisationsgrenzen hinweg durchgeführt werden. Dabei ruft es zunächst  die theoretischen Grundlagen wieder ins Bewusstein, denn schon für Adam Smith war die Gestaltung der Arbeitsteilung die Grundlage der wirtschaftlichen Wohlfahrt. Und auch dem Erfinder automatisierter Produktionsabläufe, Henry Ford, war wie keinem anderen bewusst, dass die menschliche Arbeit und ihre Gestaltung in der Produktion die Quelle der Wertschöpfung war. Ein „Fundamentales Umdenken und radikales Neugestalten von Geschäftsprozessenforderten Hammer/Campy, die in ihren Unternehmensanalysen feststellten, dass der Produktion von Dienstleistungen das taktgebende Fließband fehlt. Sie erkannten, dass Dienstleistungen anders organisiert werden müssen, wenn sie produktiv sein sollten und begannen, diese Prozesse von Grund auf, auf einem weißen Blatt, neu zu erfinden. Seitdem suchen Legionen von Beratern nach dem verborgenen Band der Produktion von Dienstleistungen. Die von der BPMN („Business Process Model and Notation“)-Sprache gefütterte „Process Engine“ ist da nur der von IT-Unternehmen gesponserte jüngste Versuch, dies mit High-Tech-Mitteln zu finden bzw. zu etablieren.

Zurück zu den Wurzeln: mit einfachen Mitteln und eigenem, gesunden Menschenverstand unsere Arbeitsabläufe zu analysieren und möglicherweise zu verbessern ist das Ziel meiner Überlegungen. Mit Visio können Geschäftsprozesse grafisch erfasst werden und die Abläufe auch Laien vermittelt werden. Wobei die Grafik im Prinzip offen ist für alle Prozess-Darstellungen, im Fachjargon „Notationen“ genannt. Ich halte hier die ganz „normale“ Darstellung als Flussdiagramm mit so wenig Symbolen wie möglich in fast allen Fällen für ausreichend und am verständlichsten. Aber ich behandle auch die Notationen EPK („Ereignisgesteuerte Prozesskette“) und BPMN („Business Process Model and Notation“), weise allerdings deren imperialen Anspruch zurück, für alle Anwendungen die einzig mögliche und richtige Darstellungssprache zu sein. Die verwendete Notation muss für den jeweiligen Zweck die optimale Lösung bieten: für die Freiheit in der Geschäftsprozessdarstellung!

Das Programm ViFlow verwendet Visio als grafisches Frontend und hinterlegt die grafischen Objekte mit einer Datenbank. Damit können Objekte mehrmals verwendet werden, was die Pflege entscheidend erleichtert. Hier können wesentlich mehr Informationen aufgenommen und ausgewertet werden und diese auch in einem sehr benutzerfreundlichen Web-Modell veröffentlicht werden.

Die Informationen der ViFlow-Datenbank können mit einem Klick nach MS Project exportiert. Dort kann man die Rechenalgorithmen von  Project verwenden, um Durchlaufzeiten zu berechnen und Engpässe (kritische Wege) zu identifizieren. Ausserdem können durch Simulation alternativer Ablauffolgen Verbesserungspotentiale getestet werden.

Einen tieferen Einstieg ins Thema finden Sie in Josef Schwabs Buch Geschäftsprozessmanagement, 3.A.

Schwab, Geschäftsprozessmanagement, 3.A.

Schwab, Geschäftsprozessmanagement, 3.A.