Liebe Leserinnen, liebe Leser,

im letzten Beitrag zum Thema Netzwerkprojekte haben wir Ihnen kurz erläutert, wie man während der Ist-Analyse einer Netzwerkinfrastruktur vorgehen sollte, um alle Wunschanforderungen, die man bei der Realisierung eines Netzwerkprojekts erreichen möchte, zu erfassen und diese präzise und einheitlich zu dokumentieren. Nach unserem an eine Uhr angelehnten Modell (s. Poster im ersten Beitrag) haben wir Ihnen letztes Mal die der Stunde 1 zugeordneten Probleme erläutert. Nach der Ist-Analyse folgt normalerweise die sog. Soll-Analyse. Daher möchten wir uns nun den Problemen dieser Analyse widmen – also der Stunde 2 in unserem Poster.

Das Ziel und die Aufgaben der Soll-Analyse illustriert Abbildung 3.1-1 in unserem Fachbuch Netzwerkprojekte. Die Wunschanforderungen als Ergebnisse der Ist-Analyse werden noch während der Soll-Analyse auf ihre Realisierbarkeit hin geprüft. Das Ziel der Soll-Analyse ist es, die Anforderungen an das Projekt, die sog. Projektanforderungen, zu definieren und diese möglichst präzise in Form eines Katalogs von Projektanforderungen zu spezifizieren. Dabei müssen aber verschiedene einschränkende Faktoren berücksichtigt werden – wie z.B. verfügbare Ressourcen, geltende Bestimmungen und andere Randbedingungen.

Abb. 3.1-1 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte

 

 

 

 

 

 

 

 

Den größten Einfluss auf die Realisierbarkeit von Wunschanforderungen haben die verfügbaren Ressourcen. Zu diesen zählen hauptsächlich personelle und finanzielle Ressourcen (Investitionsbudget). Als Einschränkungen können auch räumliche und zeitliche Einschränkungen in Betracht kommen. Unter den rechtlichen Bestimmungen sind insbesondere Datenschutzbestimmungen und verschiedene Anforderungen von IT-Compliance zu nennen. Alle Einschränkungen, Einflussfaktoren und Randbedingungen stellen die sog. Projektrandbedingungen – auch als Projektrahmenbedingungen bezeichnet – dar, unter denen das Projekt durchgeführt werden soll. Die Projektrandbedingungen müssen im Katalog von Projektanforderungen aufgelistet und beschrieben werden, um auf diese Weise alle Faktoren zu erfassen, die zum Erfolg oder Misserfolg eines Netzwerkprojekts beitragen können.

Wie sollte man die Wunschanforderungen auf ihre Realisierbarkeit untersuchen?

Um darüber zu entscheiden, wie das Projekt realisiert werden soll, müssen die einzelnen Zielvorstellungen auf ihre Realisierbarkeit (Machbarkeit) untersucht werden. Wie dies erfolgen kann, haben wir in unserem Fachbuch anschaulich dargestellt. Hierfür haben wir, wie die hier hinzugefügte Abbildung 3.1-2 zeigt, die Aufgaben der Soll-Analyse bei der Untersuchung von Zielvorstellungen aus einem Netzwerkfunktionsbereich als Stückchen Schweizer-Käse modelliert. Weil die Ressourcen – insbesondere das zur Verfügung stehende Budget – in der Regel begrenzt sind, können nicht alle Zielvorstellungen in vollem Umfang, so wie man es sich gewünscht hätte, verwirklicht werden. Deshalb muss vor allem die Realisierbarkeit jeder Zielvorstellung geprüft werden. Man kann in diesem Zusammengang vom Realisierungsumfang einer Zielvorstellung sprechen.

Abb. 3.1-2 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte

Während der Soll-Analyse kann sich also ergeben, wie hier auch Abbildung 3.1-2 illustriert, dass einige Zielvorstellungen sogar ganz gestrichen oder nur teilweise erfüllt werden. In welchem Umfang jede Zielvorstellung verwirklicht werden soll, wird durch verschiedene Färbung der Löcher im Schweizer Käse symbolisiert – und zwar symbolisiert ein dunkel gefülltes Loch die Realisierung einer Zielvorstellung im vollen Umfang, ein hell gefülltes Loch verweist darauf, dass die Zielvorstellung vorrausichtlich nicht vollständig erreicht wird. Die Soll-Analyse von Zielvorstellungen trifft also eine Aussage, wie weit die einzelnen Löcher im Teilstück des Käses gefüllt werden sollen. Dabei können einzelne Zielvorstellungen auch komplett gestrichen werden, was ebenfalls in der Abbildung entsprechend verdeutlicht wurde.

Die Zielvorstellungen, die im Laufe des Projekts verwirklicht werden sollen, stellen die Projektziele dar. Ein Projektziel bildet bestimmte Ergebnisse bzw. andere Effekte ab, die im Projekt erreicht werden sollen. Die Projektziele werden in Form von Projektanforderungen spezifiziert.

Nachdem wir bereits die wesentlichen Hauptaufgaben der Soll-Analyse kennengelernt haben, wollen wir jetzt ausführlicher erläutern, worauf man bei der Untersuchung einer Zielvorstellung achten sollte. Diese Erläuterungen haben wir im Fachbuch mit dem in Abbildung 3.1-4 gezeigten Modell veranschaulicht. Dieses Modell illustriert, wie eine Zielvorstellung während der Soll-Analyse untersucht wird.

Abb. 3.1-4 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte

Weil die Soll-Analyse direkt nach der Ist-Analyse folgt, dient die während der Ist-Analyse erstellte Spezifikation der Zielvorstellungen (Wunschanforderungen) als Eingangsvorgabe für die Untersuchung der Zielvorstellungen. Die Spezifikation der Zielvorstellung sollte sowohl Angaben über Nutzeffekte – d.h. über Stärken und Chancen, die man durch die Verwirklichung der Zielvorstellung erreichen könnte – enthalten, als auch Aussagen über die damit verbundenen Risiken und Gefahren liefern. Gerade die Informationen über Stärken/Chancen und Risiken/Gefahren sind bei der Prüfung der Realisierbarkeit von Zielvorstellungen von grundlegender Bedeutung.

Was sollte man bei der Analyse von Zielvorstellungen (Wunschanforderungen) berücksichtigen?

Bei der Untersuchung einer Zielvorstellung anhand ihrer Spezifikation aus der Ist-Analyse und unter Berücksichtigung geltender Randbedingungen sowie Einschränkungen z.B. finanzieller Art sollte Folgendes bestimmt werden:

  • In welchem Umfang soll die Zielvorstellung verwirklicht werden?

Es handelt sich hier um die Prüfung der Realisierbarkeit der Zielvorstellung. Man muss hauptsächlich prüfen, ob die Zielvorstellung überhaupt realisiert werden kann. Hierfür werden insbesondere sowohl Vorteile (Stärken/Chancen) als auch Nachteile (Risiken/Gefahren), die mit der Verwirklichung der Zielvorstellung zu erwarten sind, analysiert. Sind die Vorteile im Vergleich zum erwarteten Aufwand (etwa den geschätzten Realisierungskosten) und zu den potenziellen Risiken/Gefahren zu gering, sind die Voraussetzungen für Realisierbarkeit nicht gegeben. Dies kann zur Entscheidung führen, die betreffende Zielvorstellung im weiteren Verlauf des Projekts nicht mehr zu beachten und quasi zu „streichen“. Aus finanziellen Gründen kann beispielsweise auch entschieden werden, die Zielvorstellung nicht im vollen Umfang zu realisieren, sondern eine „reduzierte Fassung“ zu verwirklichen.

  • Auf welche Art und Weise soll das Projektziel erreicht werden?

Hierfür werden alle denkbaren Lösungsansätze und Ideen, die das Erreichen einer Zielvorstellung ermöglichen, sowie die zu erwartenden Kosten analysiert. Wie aus der hier gezeigten Abbildung 3.1-4 ersichtlich ist, sind die denkbaren Lösungsansätze und Ideen bereits in der Spezifikation der Zielvorstellung aus der Ist-Analyse enthalten. Sie werden im nächsten Schritt weiter untersucht, um zu bestimmen, auf welche Art und Weise das Projektziel erreicht werden soll. Während der Soll-Analyse wird insbesondere bestimmt, welche Systemlösung(en) die geeignetste(n) ist/sind, um die untersuchte Zielvorstellung zu verwirklichen, und die folglich zum Erreichen des Projektziels gefordert werden soll(en). Diese Bestimmungen stellen die sog. Systemanforderungen dar. Die Zusammenstellung von Systemanforderungen, die zum Erreichen aller Projektziele führen, stellt den Katalog von Systemanforderungen dar.

  • Welche Qualitätsanforderungen sollen garantiert werden?

Die Qualität, in der eine Funktion mit dem Erreichen eines Projektziels umgesetzt wird, kann selbstverständlich unterschiedlich sein. Ist die Qualität einer Funktion bzw. einer Dienstleistung von Bedeutung, sollte bestimmt werden, welches Qualitätsniveau garantiert werden soll. Bei der Realisierung von einigen Projektzielen müssen daher bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllt werden.

  • Welche Sicherheitsanforderungen sollen beachtet werden?

Mit dem Erreichen eines Projektziels sind manchmal auch Risiken und Gefahren verbunden. Diese sollte man analysieren, um bestimmte technische und organisatorische Gegenmaßnahmen einleiten zu können, die am besten in Form von Sicherheitsanforderungen spezifiziert werden.

  • Welche sonstigen Anforderungen sollen erfüllt werden?

Zu den sonstigen mit einem Projektziel verbundenen Anforderungen können beispielsweise die Anforderungen an Zuverlässigkeit, Performance oder an die Dokumentation gehören.

Die Untersuchung von Zielvorstellungen während der Soll-Analyse führt zur Festlegung der Projektziele und ihrer Beschreibung in Form von Projektanforderungen. Eine wesentliche Komponente jeder Projektanforderung ist die Systemanforderung mit der Festlegung, in welchem Umfang und auf welche Art und Weise das Projektziel erreicht werden soll. Eine Zusammenstellung von Projektanforderungen, die zum Erreichen von allen Projektzielen führen, stellt einen Katalog von Projektanforderungen dar.

Wie kann ein Katalog von Projektanforderungen verfasst werden?

Um ein komplexes Netzwerkprojekt erfolgreich und reibungslos durchführen zu können, müssen die Projektanforderungen übersichtlich und präzise spezifiziert werden. Weil es nicht einfach ist, die Projektanforderungen mit Worten zu beschreiben, haben wir in unserem Fachbuch gezeigt, wie die Spezifikation von Projektanforderungen in einer strukturierten Form erfolgen kann. Um ein Projektziel möglichst übersichtlich und präzise zu definieren, ist eine strukturierte Beschreibungsform unabdingbar. Abbildung 3.2-1 zeigt hier eine solche Form und veranschaulicht auch, welche Bestandteile die Spezifikation jeder Projektanforderung enthalten sollte.

Abb. 3.2-1 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte

Soll-Analyse in Netzwerkprojekten – kurz und bündig dargestellt

Die Ziele, Aufgaben und Schwerpunkte der Soll-Analyse – im Fachbuch Netzwerkprojekte fundiert und ausführlich  dargestellt – möchten wir abschließend noch kurz wie folgt zusammenfassen:

Ziel und Aufgabe der Soll-Analyse: Eine Soll-Analyse ist eine Analyse von während der Ist-Analyse ermittelten Wunschanforderungen, die das Ergebnis der Ist-Analyse darstellen, um diese im Hinblick auf ihre Realisierbarkeit unter Berücksichtigung der verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen sowie verschiedener Einschränkungen (z.B. gesetzliche Bestimmungen) und Randbedingungen (wie etwa zeitliche Vorgaben) zu überprüfen. Während der Soll-Analyse wird bestimmt, welche realisierbaren Wunschanforderungen – als Projektziele – zu verwirklichen sind. Auf der Grundlage dieser Bestimmungen werden dann die sog. Projektanforderungen definiert und als Katalog von Projektanforderungen dokumentiert. Die Hauptaufgabe der Soll-Analyse besteht in der Untersuchung sowohl der Realisierbarkeit neuer Zielvorstellungen als auch der Möglichkeiten die bestehenden Schwachstellen im Netzwerk zu beheben.

Soll-Analyse und IT-Outsourcing: Während der Soll-Analyse müssen eventuell Entscheidungen von strategischer Bedeutung getroffen werden. Da die Möglichkeiten von IT-Outsourcing (s. Abschnitt 9.8) in den letzten Jahren attraktiv geworden sind, muss oft auch bei Netzwerkprojekten eine Make-or-Buy Entscheidung (s. Abschnitt 3.3.1), die mit dem IT-Outsourcing verbunden ist, untersucht werden. Es muss entschieden werden, ob die gewünschte Dienstleistung mit internen und eigenen Mitteln (Make) oder durch einen externen Dienstleister (Buy) erbracht werden soll. Die Entscheidung einen Netzwerkdienst von einem externen Dienstleister zu „kaufen“, muss gründlich durchdacht und auch in Form einer Projektanforderung spezifiziert werden. Unser Fachbuch vermittelt Kriterien, die bei solchen strategischen Entscheidungen berücksichtigt werden sollten. Dabei kann auch die im Abschnitt 3.3.2 des Fachbuchs präsentierte SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) sehr hilfreich sein.

Untersuchung der Wunschanforderungen: Der Schwerpunkt der Soll-Analyse ist die Untersuchung der während der Ist-Analyse erfassten Wunschanforderungen, um die Projektziele zu bestimmen. Innerhalb der Soll-Analyse werden darüber hinaus Anforderungen – in Form von sog. Projektanforderungen – festgelegt, die weitgehend bestimmen, wie die einzelnen Projektziele erreichen werden sollen. Während der Soll-Analyse müssen somit verschiedene Entscheidungen getroffen werden. Insbesondere muss entschieden werden, welche von den während der Ist-Analyse erfassten Wunschanforderungen überhaupt als Projektziele gelten sollen und folglich als Projektanforderungen spezifiziert werden müssen. Dabei muss auch bestimmt werden, in welchem „Umfang“ diese verwirklicht werden sollen. Bei diesen Entscheidungen müssen die verfügbaren Ressourcen (Investitionsbudget, personelle Ressourcen etc.), zeitliche Einschränkungen sowie gesetzliche Anforderungen berücksichtigt werden. Jede Wunschanforderung als mögliches Projektziel wird daher auf ihre technische, organisatorische und finanzielle Realisierbarkeit untersucht und nur realisierbare Wunschanforderungen werden in Form von Projektanforderungen spezifiziert und zur Realisierung übergeben.

Kostenschätzung: Damit man bei der Untersuchung der möglichen Projektziele (d.h. der Wunschanforderungen aus der Ist-Analyse) auf ihre finanzielle Realisierbarkeit die richtigen Entscheidungen treffen kann, also für die Realisierung nur die finanziell „abgedeckten“ Projektziele freigibt, muss man während der Soll-Analyse ständig die für das Erreichen der Projektziele notwendigen Kosten ermitteln und darauf achten, dass das verfügbare Budget nicht überschritten wird. Eine grobe Kostenschätzung sollte bereits bei der Ist-Analyse vorgenommen werden. Da verschiedene Lösungsvarianten für die Verwirklichung einiger Projektziele während der Soll-Analyse abgelehnt oder ausgewählt werden, kann die aus der Ist-Analyse stammende Kostenschätzung bei der Soll-Analyse noch verfeinert werden. Die Schätzung von finanziellen Aufwendungen sollte man möglichst sorgfältig durchführen, um finanzielle Risiken zu minimieren.

Dokumentation der Soll-Analyse: Die bei der Soll-Analyse festgelegten Projektziele und deren Spezifikation in Form von Projektanforderungen (s. hier gezeigte Abb. 3.2-1) sollte man auf eine einheitliche Art und Weise dokumentieren. Hierfür kann, wie in unserem Fachbuch in Abschnitt 3.2.2 gezeigt, das Netzwerkprojekt in Form eines Projektstrukturplans übersichtlich dargestellt werden. Die einzelnen Projektziele könnte man dann auch als Teilaufgaben im Projektstrukturplan betrachten. Die Dokumentation der Soll-Analyse – als Katalog von Projektanforderungen – sollte ebenfalls in einer strukturierten Form erfolgen, die weitgehend dem Projektstrukturplan entspricht. Da der Projektstrukturplan eine baumartige Struktur hat, kann er auf ein Dateiverzeichnis, das einen Katalog von Projektanforderungen darstellt, abgebildet werden. In unserem Fachbuch erläutern wir diese Idee näher.

Erfassung von Abhängigkeiten zwischen Projektzielen: In dem im vorherigen Beitrag dieser Serie vorgestellten Kapitel 2 unseres Fachbuchs wurde bereits darauf verwiesen, dass einige Abhängigkeiten zwischen den während der Ist-Analyse spezifizierten Wunschanforderungen bestehen. Da die als realisierbar geltenden Wunschanforderungen während der Soll-Analyse als Projektziele bestimmt und diese dann als Teilprojekte realisiert werden, entstehen demzufolge auch einige Abhängigkeiten zwischen den Teilprojekten. Diese Abhängigkeiten sind für die Koordination der Durchführung des ganzen Projekts von großer Bedeutung und müssen deshalb gleichermaßen erfasst und entsprechend dokumentiert werden. Wie in unserem Fachbuch in Abschnitt 3.2.5 erläutert wird, kann hierfür eine Abhängigkeitsmatrix erstellt werden. Diese dient als Grundlage zur Unterstützung der Koordination des Projekts.

Mit dieser kurzen Zusammenfassung von Zielen und Aufgaben der Soll-Analyse möchten wir diesen Beitrag abschließen. Wir hoffen, Ihnen mit den hier präsentierten Ausführungen einige Ideen „geliefert“ zu haben, und verbleiben bis zum nächsten Beitrag über das Systemkonzept.

Ihre Autoren

Anatol Badach und Sebastian Rieger

 

Weitere Informationen zum  Thema finden Sie auf der Buchseite Netzwerkprojekte. Planung, Realisierung, Dokumentation und Sicherheit von Netzwerken.

Badach/Rieger, Netzwerkprojekte