Irren ist menschlich, aber wenn man richtig Mist bauen will, braucht man einen Computer. So sprach der amerikanische Journalist Dan Rather schon vor 25 Jahren, und vielleicht kannte er damals schon Excel. Das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft Excel ist neben Windows die meistbenutzte Software der Welt. Und wo Excel im Einsatz ist, geht es meist um Geld. Von der Einnahmen/Ausgabenrechnung des Kleinunternehmers bis zu gigantischen Marktanalysen im Hochfinanzbereich – Excel kann alles und wird auch für alles benutzt.

Natürlich passieren dabei Fehler. CNN Money behauptete in einem Online-Beitrag sogar, Excel trage Mitschuld an der Finanzkrise, an Wachstumsschwierigkeiten in Europa, an der zögerlichen wirtschaftlichen Erholung der US-Wirtschaft und an vielem mehr. Sprich: Excel ist zwar die wichtigste Software der Welt, ruiniert diese aber auch.

http://finance.fortune.cnn.com/2013/04/17/rogoff-reinhart-excel-errors

Hier einige Beispiele:

Die Harvard-Wirtschaftswissenschaftler Carmen Reinhart und Kenneth Rogoff haben für ihre Publikation Growth in a time of dept den Zusammenhang zwischen dem durchschnittlichen jährlichen Wachstum und der Staatsverschuldung herausgearbeitet, in der zu Grunde liegenden Excel-Tabelle aber leider die ersten fünf Zeilen (u.a. mit Australia und Canada) vergessen, was zu einem völlig falschen Wert führte. Die BusinessWeek titelte in Anspielung auf die Wichtigkeit dieser Analysen für Haushaltsbudgets mit „The Excel error that changed history“ (www.businessweek.com/articles/2013-04-18/faq-reinhart-rogoff-and-the-excel-error-that-changed-history).

JPMorgan Chase, die größte US-Bank, hat 2010 einen Verlust von über 6 Milliarden eingefahren, der nicht vollständig, aber eben auch auf einen Fehler in der Excel-Berechnung der Risiken zurückzuführen war (www.bbc.co.uk/news/business-18030022).

Die britische Bank Barclays sendete ihr Angebot zur Übernahme der Lehman Brothers-Bank nach deren Zusammenbruch 2008 in einem Excel-Tabellenblatt, in dem aufgeführt war, was Lehman im Portfolio hatte und was Barclays davon übernehmen wollte. Die „toxischen“ Positionen, die der Bank zu riskant waren oder bereits hohe Verluste bedeuteten, hatte der Hersteller des Tabellenblattes in ca. 200 Zellen nicht etwa gelöscht, sondern nur versteckt. Eben diese Zellen tauchten aber wieder auf, als ein junger Anwaltsanwärter in der Rechtsanwaltskanzlei Clearly Gottlieb Steen & Hamilton die Excel-Datei in eine PDF konvertierte und per eMail an das Konkursgericht schickte. Das Ergebnis: Barclays musste nicht nur die im Angebot aufgeführten Bestände, sondern auch die Verluste von zusätzlich 179 Verkaufsposten übernehmen.

Hartnäckig hält sich auch die Story, wonach ein fehlender Bindestrich in einer Excel-Tabelle zum Absturz einer NASA-Rakete geführt habe. Belegt und nachgewiesen ist, dass die (unbemannte) Ariane 5 am 4. Juni 1996 40 Sekunden nach dem Start auf Grund eines Softwarefehlers explodierte, aber da war Excel nicht mit im Spiel.

Und dass die Abordnung der Canarsee-Indianer, die 1626 unter Führung Ihres Häuptlings Sachen Penhowitz die Insel Manhattan an den Holländer Peter Minuit verkaufte, in der falschen Spalte der Excel-Liste mit den Grundstückswerten nachgesehen hatte und deshalb nur Glasperlen im Gegenwert von 60 Gulden (ca. 24 $) für das Territorium des heutigen New York bekam, ist auch nicht wahr. Das war Lotus 1-2-3 … (Scherz bei CNN Money).

Die Liste lässt sich noch fortsetzen, auch deutsche Banken und Unternehmen haben ihre Leichen im Keller, auf deren Totenschein ein grünes Excel-Logo prangt. Doch Excel macht (fast) keine eigenen Fehler, das Problem befindet sich immer 30 Zentimeter vor dem Tabellenblatt. Aber – Excel lässt den Anwender nicht immer blind in sein Unheil stolpern. Die Formelüberwachung, die Fehlersuche und die Hilfefunktion sind ausgereift und jede neue Version regiert mit zusätzlichen Hilfestellungen auf die unermüdliche Suche der Microsoft-Experten nach vermeidbaren Anwenderproblemen. Fehler in Formeln werden sofort inklusive Lösungsvorschlag angemahnt, falsche oder unzureichende Bezüge kennzeichnet Excel mit Fehlerindikatoren. Aber das alles nutzt natürlich nur, wenn der Anwender mit entsprechender Sorgfalt und Konzentration arbeitet.

Von Zirkelbezügen und grünen Dreiecken

Da meinst du, in 25 Jahren Arbeit mit Excel schon alles gesehen zu haben. Kein Formelmonster kann dich mehr schocken, kein Tabellenkonstrukt mit ineinander verschachtelten Verknüpfungen, das du nicht entwirren kannst. Und dann zeigt dir ein Seminarteilnehmer seine Kalkulation, die zugegeben etwas zu bunt ausfällt (Zirkusplakat …), aber doch schlüssig und nach den Regeln der Kunst gemacht ist. Was dir aber sofort auffällt, ist die Anzeige Zirkelbezüge links unten in der Statuszeile. Und dann der Kommentar: „Das – ja das kommt immer. Ich finde den Bezug nicht, scheint aber nicht so wichtig zu sein“.

Nun hätte ich ja vermutet, dass Excel entweder wichtige Eingabeelemente abschaltet oder bei allen Rechenoperationen wütend darauf besteht, dass dieser gravierende Fehler bereinigt wird. Bei VBA-Makros wird ja auch kein Schreibfehler toleriert, nur weil der Programmierer der Meinung ist, der Programmteil sei nicht so wichtig. Aber nein – der Zirkelbezug bleibt in der Statuszeile sichtbar, hat aber keine Auswirkung auf den weiteren Fortschritt der Kalkulation.

Natürlich kenne ich Zirkelbezüge, und auch mir passiert es mal, dass eine Formel einen Bezug auf seine eigene Zelle erhält, was ich aber nach Erhalt der Fehlermeldung sofort wieder bereinige. Einen Zirkelbezug zu finden, ist ebenfalls kein Problem. Befindet er sich auf dem aktuellen Tabellenblatt, wird die betroffene Zelle in der Statuszeile mit angezeigt. Unter Formeln/Formelüberwachung lässt sich in jedem Fall über die Fehlerprüfung feststellen, welche Zirkelbezüge vorliegen. Dazu reicht es aber nicht, die Fehlerprüfung zu starten, sie wird den Zirkelbezug ignorieren. Ein Klick auf den Pfeil am Symbol, und die falschen Bezüge werden unter Zirkelverweise sichtbar.

Was mich schockiert ist, dass so eine wichtige Fehlermeldung einfach ignoriert wird. Rechnet der Excel-Spezialist hier nur seine monatlichen Kosten für Büroartikel aus, hält sich der monetäre Schaden sicher in Grenzen, wichtige Unternehmensdaten möchte ich ihm angesichts dieser Sorglosigkeit im Umgang mit Excel-Fehlermeldungen aber lieber nicht anvertrauen.

Ist es die schleichende Oberflächlichkeit, die sich bei Vertretern der Facebook-Twitter-Smartphone-Generation breitmacht, die aufpoppende Meldungen grundsätzlich ignoriert, wenn sie a) nicht verstanden oder b) als nicht wichtig eingestuft werden oder a) und b)? Oder hat Excel mittlerweile zu viele von diesen wohlgemeinten Warn- und Fehlerhinweisen und kann man einige davon getrost als gut gemeint aber falsch verstanden einstufen?

Dazu noch ein Beispiel:

Ich wurde schon mehrfach gefragt, wie man das grüne Dreieck wegbekommt, das sich in einigen Tabellenblättern hartnäckig links oben an Zellen anhaftet, häufig nach dem Import von Daten oder nachdem eine Formel die Zelle(n) neu berechnet hat. Der Wunsch mag ja verständlich sein, bedarf aber einer Nachfrage: „Weißt du, warum das grüne Dreieck da an der Zelle prangt und was Excel dir mit diesem Fehlerindikator sagen will oder nervt es dich einfach optisch?“

Gedruckt wird der kleine grüne Kobold sowieso nicht, also will der geneigte Anwender entweder wissen, wie man viele Indikatoren auf einmal los wird oder er hat keine Ahnung, was das Ding bedeuten soll und braucht eine Unterweisung. Ich empfehle in beiden Fällen natürlich ein gutes Buch, wie das Excel-Praxisbuch, in dem der Autor, also ich,  alle Excel-Phänomene, auch die dreieckigen und grünen, geduldig erklärt und passende Lösungen liefert:

Beginnen wir mit „hat keine Ahnung“: Der Fehlerindikator weist auf einen möglichen Fehler oder eine Inkonsequenz hin. Wichtig ist der Unterschied zum echten Fehler: Excel interpretiert zum Beispiel eine SUMME()-Formel und meldet sich per Indikator, wenn angrenzende Bezüge nicht vollständig integriert sind, was einer der häufigsten Flüchtigkeitsfehler ist. Excel meldet aber auch „Ungültige Formel“, obwohl die Formel korrekt ist, meist bei alleinstehenden Formeln ohne angrenzende Bezüge. Der Fehler in unserem Beispiel ist schnell entdeckt: Die Summe schließt nicht alle Zellen über ihr ein, was das Indikatormenü am Zellzeiger auch richtig gedeutet hat. Mit der zweiten Option kann der Fehler repariert werden.

Sollte der Indikator unbegründet gesetzt sein, weil Excel die Formel falsch interpretiert, lässt sich das grüne Dreieck mit Fehler ignorieren entfernen. Und hier kommt häufig gleich die nächste Frage: Wie entferne ich denn alle grünen Dreiecke auf einmal?

  • Sind die Indikatoren in einer Zeile oder Spalte angebracht, markieren Sie die erste Zelle des Bereiches.
  • Drücken Sie [Strg]+[Umschalt]+[Pfeil nach unten] bzw. [Strg]+[Umschalt]+[Pfeil nach rechts], um die gesamte Zeile/Spalte zu markieren.
  • Verschwindet die erste Zelle damit aus dem Blickfeld, drücken Sie [Tab] und [Umschalt]+[Tab].
  • Jetzt können Sie den Indikator anklicken und mit Fehler ignorieren alle grünen Dreiecke entfernen.

Fehlerindikatoren erscheinen aber nicht nur in Formelzellen, sondern häufig auch in Zellen, die Zahlen enthalten. Die erste Menüoption weist auf Als Text gespeicherte Zahlen hin, die sich mit Option 2 in eine Zahl umwandeln lässt.

Textzahlen sind tückisch. Fragen wir uns zuerst, wie sie entstehen:

Importieren Sie Daten aus einem externen System (SAP, Oracle etc.), entweder per ODBC, als Verknüpfung, mit dem Textassistenten oder über Copy & Paste, bildet Excel Zahlen grundsätzlich als Textzahlen ab, d.h. die Zahl wird zwar in die Zelle geschrieben, aber nicht mit einem Zahlenformat interpretiert, was Excel tun würde, wenn Sie die Zahl per Hand eintragen würden. Am Beispiel der Postleitzahlen in Adressdaten ist der Sinn der Sache schnell erklärt: Einwohner von Sachsen, Brandenburg oder Thüringen würden die führende Null an ihren Postleitzahlen von 01001 bis 09669 verlieren. Das gleiche gilt auch für Personalnummern, Kostenstellen, Kostenkreise, Abteilungsbezeichnungen u.v.m. (siehe Bild).

Textzahlen entstehen auch, wenn der Anwender absichtlich die Zahl zum Text erklärt, und dazu hat er zwei Möglichkeiten:

  • Durch Zuweisung des Zahlenformats „@“ ([Strg]+[1], Text)
  • Mit einem vor die Zahl gestellten Apostroph.

Optionen zur Fehlerüberpüfung führt übrigens genau zu der Stelle in den Excel-Optionen, an der diese Fehlerüberprüfung abgeschaltet werden kann (Datei/Optionen, Kategorie Formeln). Wer Spaß daran hat, kann auch die Farbe des Dreiecks ändern. Die Fehlerüberprüfung abzuschalten ist aber ebenso unsinnig wie die Farbe Weiß für die Dreiecke zuzuweisen (habe ich auch schon gesehen). Dieses Excel-Werkzeug ist sinnvoll und wichtig und darf nicht deaktiviert werden.

Weitere Informationen zu Excel finden Sie in meinen beiden Titeln Excel Praxisbuch für die Versionen 2010 und 2013 und Excel Formeln und Funktionen.