Im ersten Teil der Blogserie haben Sie bereits erfahren, wie Sie die richtigenIT-Projekte finden und welche Kriterien dafür berücksichtigt werden sollten. Dann ging es im zweiten Teil um die Verfahren, mit denen man diese findet. Im dritten und letzten Teil des Beitrags werden Sie mit Beispielfällen von gescheiterten IT-Projekten konfrontiert und lernen die acht Erfolgskriterien kennen, um dem Scheitern von IT-Projekten vorzubeugen!

So machen Sie die IT-Projekte „richtig“!

Haben Sie die richtigen Projekte ausgewählt, ist dies natürlich noch keine Garantie für den Projekterfolg.

Beispiele gescheiterter Projekte

Beispiele gescheiterter Projekte

Deshalb sollten Sie die folgenden Erfolgskriterien konsequent beachten und umsetzen!

8 Erfolgskriterien, die Sie kennen sollten,um dem Scheitern von IT-Projekten vorzubeugen und IT-Projekte „richtig“ zu machen!

Zum IT-Projekt gibt es einen klaren Projektauftrag: Oft werden in der Praxis IT-Projekte ohne smart formulierte Projektziele gestartet, eine Abstimmung mit bereits laufenden IT-Projekten fehlt und das Klären des Projektumfeldes (wer hat Interesse an den Ergebnissen des IT-Projektes bzw. ist von den Ergebnissen betroffen?) wurde nicht gründlich genug vorgenommen. Deshalb ist es wichtig: Erstellen Sie firmenspezifische Standardvorlagen für die Erst-Skizzierung bzw. die konkrete Beantragung von IT-Projekten, die klar definierte Punkte beinhaltet; beispielsweise die Projektziele, die erwarteten Ergebnisse sowie die Rahmenbedingungen für die Projektdurchführung (Projekt-Kern­team, grobe Meilenstein- und Kostenplanung). Der Antrag sollte dann Bestandteil Ihres Projektauftrags werden. Machen Sie außerdem das Durchführen einer Stakeholderanalyse für jedes IT-Projekt zum Pflichtprogramm für den Antragsteller. Ein entsprechend abgestimmtes Dokument hilft zu Projektbeginn, Interessensgruppen zu identifizieren und diese über den gesamten Projektverlauf gezielt mit Informationen zu versorgen.

Die Bedeutung der Startphase: In der Startphase des IT-Projektes werden zahlreiche Fehlergemacht, die im Nachhinein nur mit großem Aufwand wieder „repariert“ werden können. Eine ausreichende Information und Kommunikation mit dem Projektteam, dem Auftraggeber des IT-Projektes sowie mit den Betroffenen wird nicht selten vernachlässigt. Meine Empfehlung: Führen Sie – insbesondere bei den größeren IT-Projekten – zu Projektbeginn einen Start-up-Workshop mit dem Projekt-Kernteam durch und informieren Sie die Entscheidungsträger sowie die Betroffenen im Unternehmen im Rahmen einer Veranstaltung über das Vorhaben.

Die Zusammensetzung des Projektteams: Inkompetente Projektmitglieder (unzureichende Fachkompetenz) hemmen den Projektfortschritt, ein unterschiedliches Rollenverständnis der am Projekt Beteiligten führt zu Spannungen und Konflikten im Team und für die Doppelbelastung der Teammitglieder gibt es keinen adäquaten Ausgleich. Meine Empfehlung: Gehen Sie bei der Auswahl der Teammitglieder sorgfältig vor. Denn: Denken Sie daran, ein gut funktionierendes Projektteam stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar. Hilfreich ist, wenn Sie die Größe des Projekt-Kernteams überschaubar halten. So lassen sich die Abstimmungsaufwände bei der Entscheidungsfindung reduzieren.

Durchdachte Projektpläne: Erfahrungen der Praxis zeigen, dass die Aufgabenstellung oft wenig strukturiert sind, Termine von Wunschdenken diktiert werden, Kosten pauschal geplant werden, der Ressourcenbedarf falsch eingeschätzt wird und eine Qualitäts-und Risikoplanung oft gänzlich fehlen. Meine Empfehlung: Führen Sie – ausgehend von dem Projektauftrag – eine gründliche Arbeitspaketplanung durch, auf die dann in der Folge eine Vorgangs- und Zeitplanung sowie die Ressourcenplanung aufsetzen. Aber auch die Kosten-, Qualitäts- und Risikoplanung sollten Sie im Projektmanagement nicht vernachlässigen. Prüfen Sie außerdem die Nutzung eines handhabbaren Projektmanagementprogramms. Es kann ggf. zu einer nachhaltigen Strukturierung der Planungsarbeiten beitragen.

Ein akzeptiertes Vorgehensmodell: Der Projektablauf sollte möglichst in Phasen gegliedert und Meilensteine enthalten. Meine Empfehlung: Legen Sie Richtlinien zur Wahl des Vorgehensmodells fest, die abhängig vom Projekttyp angewandt werden. Denken Sie daran, dass heute vielfach Agilität im Vorgehen gefragt ist. Unabhängig davon reduzieren Sie die Komplexität im IT-Projekt, und sorgen Sie dafür, dass möglichst zeitnah erste vorzeigbare Ergebnisse für die Anwender entstehen.

Eine ausreichende Projektorganisation sowie ein geplantes Change-Management: Verantwortlichkeiten, Informations-und Entscheidungswege sind oft nicht ausreichend geregelt. Hinzu kommt: Immer wieder neue Forderungen verändern/gefährden die ursprünglichen Projektziele und können nicht entsprechend berücksichtigt werden. Meine Empfehlungen: Ziehen Sie die Rolle eines speziellen Change-Managers in Betracht (ggf. auch einen erfahrenen externen Coach). Ein solcher Experte müsste die Veränderungen für die User und Stakeholder identifizieren und auf der Basis vorschlagen, welche zusätzlichen Unterstützungen benötigt werden, um das IT-Projekt zum Erfolg zu führen. Auch die Unternehmensführung kann für die Durchsetzung der Projektergebnisse einen wesentlichen Beitrag leisten. Deshalb bietet sich oft das Gewinnen eines Mitglieds der Unternehmensführung als „Sponsor“ für das IT-Projekt an.

Geeignetes und wirksames Projektcontrolling-System: Zu locker gehandhabte Projektreviews, fehlende Status- und Terminbesprechungen sowie eine unzureichende Kostenüberwachung haben zur Folge, dass Planabweichungen nicht rechtzeitig erkannt werden und damit das IT-Projekt „aus den Fugen“ gerät. Meine Empfehlung: Ohne ein geeignetes Projektcontrollingsystem geht es nicht. Ausgehend von klaren Vorgaben (Planungen) sowie eines vereinbarten Rückmeldungsystems (regelmäßige Feedbacktermine) können Sie hervorragende Steuerungsinformation für Soll-Ist-Vergleiche gewinnen.

Ein systematischer Projektabschluss sowie die Auswertung der im Projekt gesammelten Erfahrungen (lessonslearned). Leider fehlt dies in der Praxis sehr oft. Die Folge: Die Zufriedenheit der Projekt-Auftraggeber geht zurück, obwohl die Projektergebnisse sehr gut sind. Meine Empfehlung: Vereinbaren Sie ein klares Abnahmeverfahren mit einem definierten Zeitfenster für die Abnahmen. So können Sie frühzeitig Termine bei den freigebenden Personen einzuplanen und Verzögerungen vermeiden. Führen Sie außerdem eine Abschlussevaluation durch und bauen Sie ein Wissensmanagementsystem auf.

Fazit: IT-Projekte müssen nicht scheitern, wenn Sie bewährte Grundsätze beachten und im Einzelfall dennoch flexibel reagieren!

 

Tiemeyer, IT-Projektmanagement, 2.A.

Tiemeyer, IT-Projektmanagement, 2.A.

Sie suchen nach weiteren Ideen und konkreter Unterstützung auf dem Weg zur erfolgreichen Inangriffnahme und Umsetzung von IT-Projekten? Das im August 2014 in 2. überarbeiteter Auflage im Hanser-Verlag erschienene „Handbuch IT-Projektmanagement“ bereitet Ihnen dazu das nötige Wissen in systematischer Form praxisnah und anschaulich auf. Dabei werden alle wesentlichen Handlungs- und Kompetenzfeldern des IT-Projektmanagements von verschieden Experten dargestellt.

Ziel dieser umfangreichen von Ernst Tiemeyer herausgegebenen Publikation ist es, Verantwortliche und Mitarbeitern in IT-Projekten auf Erfahrungswissen basierende Informationen zu geben sowie bewährte Techniken und Instrumente zu präsentieren, damit IT-Projekte erfolgreicher verlaufen, als dies vielfach der Fall ist. Experten aus Wirtschaft und Verwaltung, von Consulting-Unternehmen und Universitäten stellen in den einzelnen Kapiteln die Themen vor, erläutern dabei bewährte und innovative Instrumente und Techniken für das IT-Projektmanagement und geben schließlich vielfältige hilfreiche Tipps für die Umsetzung in die Praxis. Das Handbuch vermittelt so ein umfassendes in der Praxis unverzichtbares Wissen aus allen wesentlichen Handlungsbereichen sowie verschiedene Sichtweisen des IT-Projektmanagements.

Das Handbuch richtet sich primär an Projektleiter sowie Fach- und Führungskräfte im IT-Bereich; beispielsweise Projektleiter für IT-Projekte, IT-Manager, IT-Leiter, CIOs, Leitung und Mitarbeit im Project-Office (IT-Projektservicezentrum) sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in IT-Projekten. Darüber hinaus dürfte sich das Handbuch auch für Studierende an Fachhochschulen und Universitäten sowie für die Weiterbildung sehr gut eignen.

Weitere Informationen zum Buch finden Sie auf der Buch-Website Handbuch IT-Projektmanagement. Vorgehensmodelle, Managementinstrumente, Good Practices.

Lesen Sie auch den Beitrag von Ernst Tiemeyer: Herausforderungen und neue Management-Aufgaben für IT-Verantwortliche – nachhaltige Kompetenzentwicklung ist unverzichtbar