Ausschreibung eines Netzwerks: Wie sollte man vorgehen, damit man sie erfolgreich durchführen kann?

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

nachdem wir Ihnen im letzten Beitrag die Vorgehensweise bei der Netzwerkrealisierung erläutert haben, schlägt nun die Stunde 8 in unserem „Uhrmodell“ auf dem Poster (s. ersten Beitrag). Wir möchten Ihnen jetzt die Aufgaben, welche man während der ersten Phase der Netzwerkrealisierung, der Netzwerkausschreibung, „erledigen“ muss, in einer fundierten Form beleuchten. Wie schon im letzten Beitrag (s. Stunde 7) möchten wir auch jetzt wieder die gleiche Ausgangslage annehmen – und zwar: An einem neuen Standort entsteht eine neue Niederlassung eines Unternehmens, dort wurde ein Netzwerk geplant, Sie koordinieren dessen Realisierung und müssen zu Beginn eine Ausschreibung durchführen. Nach kurzer Überlegung ergeben sich dabei mehrere Fragen – u.a.: Wie soll ich mich vorbereiten, um die Netzwerkausschreibung erfolgreich durchführen zu können? Worauf muss ich achten, um eventuelle Risiken zu vermeiden? In welcher Form soll ich die Ausschreibungsunterlagen erstellen? Um Ihnen dabei zu helfen, gehen wir in diesem Beitrag auf folgende Fragestellungen ein:

  • Wie sollte man bei der Ausschreibung eines Netzwerks auf gut durchdachte Art und Weise vorgehen?
  • Welche Rahmenbedingungen sollte man zu Beginn der Netzwerkausschreibung festlegen?
  • Wie sollte man sich vorbereiten, um die Netzwerkausschreibung erfolgreich durchführen und dabei eventuelle Risiken möglichst minimieren zu können?
  • Welche Inhalte sollen die Ausschreibungsunterlagen enthalten und wie sollen sie strukturiert werden?
  • Wie sollte man bei der Bewertung der Angebote vorgehen?
  • Welche Struktur und Inhalte sollte der Vertrag über die Lieferungsart, die Netzwerkinstallation, -inbetriebnahme und -pflege haben?

 Ausschreibung – Konzept und Durchführung

Die Ausschreibung eines Netzwerks stellt einen komplexen, formalen Vorgang dar. Da in jeder Ausschreibung verbindliche Aussagen über funktionelle, technische und gesetzliche Anforderungen, geforderte Termine und Qualität sowie über Kosten gemacht werden müssen, muss jede Ausschreibung genau durchdacht und geplant werden. Bei Ausschreibungen sind auch einige gesetzliche und betriebliche Regelungen zu beachten. Abbildung 8.3-1 in unserem Fachbuch illustriert die allgemeine Vorgehensweise bei der Ausschreibung.

Abb. 8.3-1 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte, Hanser

Es sei hervorgehoben, dass das Ausschreibungskonzept davon abhängig ist, ob es sich um einen privaten Auftraggeber (private Wirtschaft) oder um einen öffentlichen Auftraggeber (öffentlicher Dienst) handelt. Die Ausschreibungen im öffentlichen Dienst unterliegen verschiedenen Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen. Diese definieren, wann und in welcher Form eine Ausschreibung durchgeführt werden muss und wie der zeitliche Ablauf sein soll. Dagegen kann ein privater Auftraggeber häufig auch bei höherem Investitionsvolumen im Vergleich zum öffentlichen Dienst direkt Angebote einholen, ohne eine Ausschreibung durchführen zu müssen.

Bemerkung: Im öffentlichen Dienst sind die folgenden Vorschriften zu beachten: UfAB (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen), VgV (Vergabeverordnung), GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen), VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen), VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen), EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Lieferung eines IT-Systems) und WiBe (Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT).

Die Richtlinie UfAB beschreibt ausführlich die Vorgehensweise bei der Ausschreibung im öffentlichen Dienst und geht auf die einzelnen Aufgaben detailliert ein. Sie kann aber auch für die Durchführung von Ausschreibungen im privaten Bereich herangezogen werden.

Festlegung von Rahmenbedingungen

Die Durchführung einer Ausschreibung muss gründlich vorbereitet werden. Insbesondere müssen hierbei verschiedene Rahmenbedingungen, vor allem die Art und Weise der Durchführung der Ausschreibung, also das Ausschreibungskonzept festgelegt werden. Folglich sollte die erste „große“ Aktivität bei der Ausschreibung zur Festlegung von Rahmenbedingungen führen. Diese Aktivität ist aber davon abhängig, ob die Ausschreibung im privaten oder im öffentlichen Bereich stattfindet. Im privaten Bereich (Privatwirtschaft) muss zuerst über die Art der Ausschreibung entschieden werden, d.h., wie diese stattfinden soll – und zwar: als offener Wettbewerb oder eine interne Vorauswahl potentieller Auftragnehmer.

Nachdem über die Art der Ausschreibung entschieden wurde, müssen u.a. die folgenden Festlegungen getroffen werden:

  • Festlegung der Termine,
  • Bestimmung des Kostenrahmens,
  • Festlegung von Qualitätsanforderungen,
  • Festlegung eines Kriterienkatalogs für die Angebotsbewertung,
  • Erstellung einer Liste von potenziellen Auftragnehmern – insbesondere von solchen, mit denen in der Vergangenheit gute Erfahrungen gemacht wurden, bzw. die ein hohes Ansehen haben etc.

Zum Kriterienkatalog für die Angebotsbewertung gehören vor allem die aus dem Lastenheft abgeleiteten Kriterien, um die Erfüllung der im Lastenheft spezifizierten Anforderungen zu überprüfen. Es ergeben sich nach der UfAB zwei Arten von Kriterien – nämlich: Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und Bewertungskriterien (B-Kriterien). Falls im Lastenheft bestimmte Anforderungen unverzichtbar sind, müssen die ihnen entsprechenden Kriterien als A-Kriterien – auch KO-Kriterien genannt – definiert werden. Die A-Kriterien werden bewertet als „erfüllt“ oder „nicht erfüllt (bzw. mit „ja“ oder „nein“) und erhalten somit eine binäre Benotung 0 oder 1. Aus den Anforderungen im Lastenheft, deren Erfüllung nicht unbedingt 100-prozentig sein muss, werden „normale“ Bewertungskriterien (B-Kriterien genannt) abgeleitet und diese erhalten eine nicht binäre Bewertung.

Wurden alle Rahmenbedingungen für den Auftraggeber festgelegt und entsprechend dokumentiert, sollte anschließend bereits der Entwurf eines Vertrags zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber verfasst werden, in dem alle gegenseitigen Verpflichtungen präzise spezifiziert sind.

Ausschreibungsunterlagen

Die Ausschreibungsunterlagen richten sich danach, ob das ganze Leistungsspektrum – d.h. die Realisierung aller Netzfunktionsbereiche (s. Stunde 4) – von einem Auftragnehmer übernommen werden kann oder nicht. Müssen mehrere Auftragnehmer involviert werden, sind de facto mehrere „parallele“ Ausschreibungen nötig – im äußersten Fall für jeden einzelnen Netzfunktionsbereich.

Die Ausschreibungsunterlagen sollten u.a. die folgenden Angaben enthalten (für Näheres siehe Abschnitt 8.3.2):

  • Selbstdarstellung: Aufgaben, Organisation des Unternehmens
  • Vorstellung des Projekts: Beschreibung des gesamten Projekts, Begründung des Projekts, …
  • Lastenheft – als Kern der Ausschreibungsunterlagen
  • Verschiedene Rahmenbedingungen: Hierzu gehören u.a.: Termin- und Fristenangabe, Abnahmebedingungen und Garantien für Systemkomponenten.
  • Wartungskonzept und Schulungskonzept
  • Sonstiges:B. ggf. die Festlegung von Konventionalstrafen.

Bewertung der Angebote

Die Bewertung aller eingegangenen Angebote dient der Auswahl eines Auftragnehmers, der den Zuschlag bekommen soll. Dieses Ergebnis beruht auf der Bewertung der Angebote anhand der Kriterien aus dem Katalog, welcher zur Angebotsbewertung während der Festlegung von Rahmenbedingungen verfasst wurde (s. Abb. 8.3-1). Die eingehenden Angebote werden einer meist mehrstufigen Bewertung unterzogen. Abbildung 8.3-2 illustriert eine zweistufige Bewertung.

Abb. 8.3-2 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte, Hanser

Auf der ersten Prüfungsstufe werden alle Angebote zuerst – nach den Ausschlusskriterien (A-Kriterien) – einer formalen Prüfung und dann, falls sie nicht ausgeschlossen werden, einer Eignungsprüfung unterzogen. Angebote, die nicht alle A-Kriterien erfüllen, werden aus dem weiteren Wettbewerb ausgeschlossen.

Auf der zweiten Prüfungsstufe werden alle noch verbleibenden Angebote nach den „normalen“ Bewertungskriterien (B-Kriterien) einer Preis-Leistungs-Prüfung unterzogen.

Vertrag und Vertragszusätze

Nach der Bewertung der Angebote und der Auswahl eines Auftragsnehmers wird mit diesem ein Vertrag ausgehandelt. Wie Abbildung 8.3-4 veranschaulicht, bilden die Ausschreibungsunterlagen des Auftraggebers und das Angebot des potentiellen Auftragsnehmers die Grundlagen für die Aushandlung des Vertrags. Während der Aushandlung können eventuell noch einige „kleine“ Änderungen in Anforderungen oder anderen Vorgaben vorgenommen werden.

Abb. 8.3-4 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte, Hanser

Für Auftraggeber im öffentlichen Bereich gibt es vorgefertigte Vertragsbedingungen – wie z.B. EVB-IT und BVB.

Der ausgehandelte und abgeschlossene Vertrag – über die Lieferungsart, die Netzwerkinstallation, -inbetriebnahme und -pflege – stellt die rechtliche Grundlage zur Erbringung von sämtlichen, zur Inbetriebnahme eines Netzwerks führenden, Leistungen seitens des Auftragnehmers sowie von finanziellen Leistungen seitens des Auftraggebers dar und regelt die Zusammenarbeit zwischen ihnen.

In diesem Beitrag haben wir Ihnen allgemeine Probleme und zu erledigende Aufgaben, welche bei der Ausschreibung von Netzwerken entstehen, kurz erläutert und dabei auch gezeigt, wie kann man diese „meistern“. Wir hoffen, mit den hier präsentierten Ausführungen Ihnen einige wertvolle Ideen „geliefert“ zu haben, und verbleiben bis zum nächsten Beitrag über die Vorgehensweise während der Installation und Inbetriebnahme eines Netzwerks.

Ihre Autoren

Anatol Badach und Sebastian Rieger

Weitere Informationen zum  Thema finden Sie auf der Buchseite Netzwerkprojekte. Planung, Realisierung, Dokumentation und Sicherheit von Netzwerken.

Badach/Rieger, Netzwerkprojekte