Im ersten Teil der Blogserie haben Sie bereits erfahren, wie Sie die „richtigen“ IT-Projekte finden und welche Kriterien dafür berücksichtigt werden sollten. Nun geht’s weiter mit der Vorstellung der Verfahren, die Ihnen das Finden der „richtigen“ IT-Projekte ermöglichen.

Welche Verfahren helfen Ihnen für das Finden der „richtigen“ IT-Projekte?

Um eine transparente Bewertung und eine akzeptierte Priorisierung von Projektideen bzw. beantragten IT-Projekten vornehmen zu können, sollten Sie spezifische Entscheidungstechniken verwenden, in denen die oben abgeleiteten Kriterien zur Anwendung gelangen. Die am häufigsten eingesetzten Verfahren zur Entscheidungsfindung für IT-Projekte zeigt die folgende Tabelle:

 

Verfahren zur Entscheidungsfindung Kennzeichnende Merkmale und nötige Aktivitäten
Wirtschaftlichkeits-analyse Projektanträge (Projektskizzen) werden daraufhin geprüf, ob das beantragte IT-Projekt wirtschaftlich ist und wie es finanziert werden kann (meist als sog. Business-Case-Analyse).Der Kostenaspekt lässt sich dabei leichter ermitteln. Mitunter können Erfahrungen aus vorherigen Projekten herangezogen werden.Problematischer (weil nicht unbedingt quantifizierbar) sind die Nutzenaspekte. So ist die Ermittlung der finanziellen Vorteile auf zahlreiche Annahmen und Schätzungen angewiesen.
Nutzwertanalyse Die Nutzwertanalyse ist ein bewährtes Verfahren, das sowohl die Attraktivität (Chancen) als auch die Risiken der IT-Projekte im Vorfeld zu bewerten ermöglicht.Es können sowohl qualitative Einflussgrößen der Attraktivität, wie z. B. strategische Bedeutung, als auch quantitative Größen, wie z. B. Kosten, berücksichtigt werden.Die Auswahl der Kriterien und die Gewichtung dieser Kriterien haben – und das sollten Sie beachten – einen erheblichen Einfluss auf den Gesamtwert, der sich für die Bewertung des jeweiligen IT-Projektes ergibt.Hinweis: Die Nutzwertanalyse kann sehr gut in einem Entscheidungsteam (Project Advisory Board) durchgeführt werden.
Portfoliotechnik Für die vorliegenden Projektanträge wird ein Handlungsportfolio erstellt, wobei eine gründliche Einschätzung bzw. Bewertung der verschiedenen IT-Projekte erfolgt.Grundsätzlich erfolgt die Einschätzung im Portfolio nach zwei Hauptmerkmalen:- etwa strategische Projektrelevanz und Wirtschaftlichkeit (Projekt-ROI) oder- nach den Kriterien Projekt-Attraktivität und Projektrisiko.

 

Ausgangsbeispiel: Ein Kunde aus der Fachabteilung möchte eine neue CRM-Lösung einführen und damit für die Bereiche Vertrieb, Marketing und Service weitergehende Funktionen nutzen können. In diesem Fall stellt sich für Sie als IT-Verantwortlicher die Frage: „Warum müssen wir das Projekt machen?“, „Welchen Nutzen bietet das Projekt?“.

Ein Beispiel für eine mögliche Wirtschaftlichkeitsanalyse

Folgende Schritte sind nötig, um eine Wirtschaftlichkeitsbeurteilung Ihres CRM-Projektes auf monetärer Basis vornehmen zu können:

  1. Schätzen Sie zunächst die kalkulatorische Nutzungsdauer der Projektergebnisse! Dies ist die erwartete oder beabsichtigte Nutzungsdauer der durch die Projektarbeit hervorgebrachten neuen IT-Lösung bis zur Gesamtablöse bzw. Generalüberholung (z. B. Ablöse der bisherigen Lösung).
  2. Erheben Sie die zur Berechnung die notwendigen Daten: kalkulatorische Nutzungsdauer, Anschaffungsausgaben, laufende Einnahmen und laufende Ausgaben.
  3. Daraus können Sie die entscheidungsrelevanten Ergebnisse errechne: Gesamtergebnis am Ende der Nutzungsdauer, Amortisationsdauer im Verhältnis zur Nutzungsdauer und Rentabilität.

Zusätzlich bietet es sich an, dass Sie das absolute Ergebnis jeder untersuchten Projektlösung mit dem Ergebnis der Ist-Variante vergleichen und darstellen (relatives Ergebnis). Damit können Sie feststellen, um wie viel günstiger bzw. ungünstiger die untersuchte Projektlösung finanziell im Vergleich mit einer Fortschreibung des Ist-Zustandes abschneidet.

So gehen Sie bei Anwendung der Nutzwertanalyse vor

Eine Variante zur Beurteilung eines geplanten IT-Projekts ist die Nutzwertanalyse. Sie verzichtet auf eine Bewertung in Geldeinheiten, sondern drückt die positiven und negativen Effekte einer Investition (hier in eine neue CRM-Applikation) durch Punktwerte aus.

Wenn Sie die Nutzwertanalyse verwenden, haben Sie ergänzend die Möglichkeit, verschiedene Kriterien bei der Entscheidungsfindung sehr differenziert zu berücksichtigen.

Tabelle Beispiel einer Nutzwertanalyse

Projektziele bzw. Kriterien Gewichtung
G
Bewertung
Projekt A
A*G Bewertung
Projekt B
B*G Bewertung
Projekt C
C*G
Strategische Bedeutung
Nachhaltige Anwendung 15 4 60 2 30 8 120
hoher Innovationsgrad 25 3 75 6 150 7 175
Wirtschaftlichkeit
Projekt-Budgeteinhaltung 5 8 40 7 35 1 5
Folgekosten minimieren 15 2 30 2 30 7 105
geringes Projekt-Risiko 10 4 40 7 70 0
Kundenorientierung
hohe Kundenzufriedenheit 10 5 50 2 20 3 30
hohe Produktqualität 20 2 40 7 140 6 120
Gesamt 100 335 475 555
Punktebewertung Projekt (1 schlecht – 10 sehr gut)

 

Folgendes Vorgehen für die Anwendung der Nutzwertanalyse kann vereinbart werden:

  1. Festlegung der Bewertungskriterien (Nachhaltige Anwendung, Innovationsgrad; Wirtschaftlichkeit: Projekt-Budgeteinhaltung; Folgekosten minimieren, Geringes Projektrisiko;       Kundenzufriedenheit, Produktqualität)
  2. Festlegung der Gewichtungsfaktoren: die Summe aller Gewichtungsfaktoren sollte 100 ergeben
  3. Festlegung der Bewertungsskala: z. B. Punktbewertung von 1 – 10
  4. Bewertung für die alternativen IT-Projekte durchführen
  5. Gewichtung wird mit Bewertungsergebnissen multipliziert: Ergebnis sind Teilnutzwerte
  6. Addition der Teilnutzwerte
  7. Auswertung ermöglicht das Bilden einer Rangfolge (Priorisierung)
  8. Ggf. (bei geringfügigen Nutzwertabweichungen) kann noch eine Sensitivitätsanalyse durchgeführt

Die Variante mit dem höchsten Nutzwert ist unter Berücksichtigung der gewählten Kriterien und der vorgenommenen Bewertung die vorteilhafteste. Die Nutzwertanalyse verdeutlicht für den Beispielfall, dass nach der subjektiven Gewichtung der Kriterien, dass Projekt C aufgrund der höheren Punktesumme die gesteckten Ziele besser realisieren kann als die Projekte A oder B.

Die Portfoliotechnik

Die Portfoliotechnik ist ein weiteres Verfahren zur strategischen Entscheidungsfindung über die sinnvollen und richtigen IT-Projekte. Im Rahmen der Projektbewertung können Sie dabei die IT-Projekte zunächst nach einzelnen Kategorien (z. B. strategische Bedeutung, Wirtschaftlichkeit, Einschätzung des Projektrisikos) in verschiedenen Teilportfolios positionieren. Dazu setzen Sie beispielsweise die Wirtschaftlichkeitsbeurteilungen zur strategischen Relevanz des IT-Projekts in Beziehung oder Sie nehmen ein Bezug von strategischer Bedeutung und Risikoeinschätzung vor Um daraufhin zu einer endgültigen Positionierung der Alternativen zu gelangen, müssen Sie die einzelnen Portfolios zusammenfassen.

Als Vorgehensweise zur Entwicklung eines Projektportfolios sind folgende Schritte zu durchlaufen:

■   Art des Portfolios definieren (kombinierte Kriterien): z. B. IT-Strategie-Projektportfolio: Kriterien „Wirtschaftlichkeit“ – „Strategische Bedeutung“ oder IT-Projektrisiko-Portfolio: Kriterien „Projektrisiko“ – „Wirtschaftlichkeit“

■   Kriterien für das Portfolio festlegen (Elemente der Zielgrößen ermitteln; z. B. Wirtschaftlichkeit, Nutzwert, Strategische Bedeutung, Risiko)

■   Handlungsalternativen (= zu bewertende Projekte) angeben für Kombinationen von Zielgrößen definieren und grafisch abbilden (positionieren)

■   IT-Projekte zu den ausgewählten Teilkriterien bewerten und zusammenfassende Portfolio-Werte ermitteln

■   Projektportfolio entwickeln, auswerten und interpretieren (Beantwortung der Frage: Welche Projekte müssen, sollen, können gemacht werden?)

Ein Zwischenfazit: Mit ausgewählten Methoden und Instrumenten der kriteriellen Projektbewertung lassen sich die vielfältigen Aufgaben zur Auswahl und kontrollierten Steuerung sämtlicher IT-Projekte ganzheitlich erfolgreich realisieren (Portfolio- bzw. Multiprojektmanagement), beginnend bei der Anforderungsanalyse und Priorisierung bis hin zur Projektauswahl:

  • Es ergibt sich so für Sie im Regelfall ein optimaler Projekte-Mix durch strategisches Alignment (etwa gezielter Einbezug des Faktors Strategische Bedeutung des IT-Projekts).
  • Risiken des Scheiterns der ausgewählten Projekte vermindern Sie durch eine realistische Planung. Auswirkungen und Veränderungen in einem Projekt auf andere Projekte werden durch die Portfoliobetrachtung transparenter.

Im nächsten und letzten Teil der Serie werden Sie mit Beispielfällen von gescheiterten IT-Projekten konfrontiert und lernen die acht Erfolgskriterien kennen, um Scheitern von IT-Projekten vorzubeugen!

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auf der Buch-Website Handbuch IT-Projektmanagement. Vorgehensmodelle, Managementinstrumente, Good Practices.

Tiemeyer, IT-Projektmanagement, 2.A.

Tiemeyer, IT-Projektmanagement, 2.A.

Lesen Sie auch den ersten Beitrag aus der Blogserie IT-Projekte erfolgreich planen und steuern – Die richtigen IT-Projekte finden und Herausforderungen und neue Management-Aufgaben für IT-Verantwortliche – nachhaltige Kompetenzentwicklung ist unverzichtbar.