Lean-Management wird von immer mehr Unternehmen praktiziert. Schlanke und handhabbare Prozesse und Strukturen werden identifiziert und etabliert. Die erprobten Prinzipien lassen sich auf die IT und insbesondere auch auf das IT-Management übertragen. Das Ziel ist es dabei, Verschwendung in jeder Ausprägung zu vermeiden. Indizien für Verschwendung sind z.B. schwerfällige Prozesse oder nicht nachvollziehbare Formalien.

Die hohe Kunst besteht darin, die richtigen Schwerpunkte zu setzen, die Organisation und Prozesse passend dazu festzulegen und die Rahmenbedingungen für das Team zu schaffen. Aber: Wie findet man die richtigen Schwerpunkte? Was sind die Erfolgsfaktoren für ein wirksames IT-Management?

Die Nicht-Wirksamkeit stellen Sie häufig schon über ein „Bauchgefühl“ fest. Beispiele sind u.a.:

  • Schlecht vorbereitete oder geführte Meetings kosten viel Zeit. Häufig fehlt bei Meetings eine Agenda oder aber Inhalte werden von den jeweiligen Experten nicht vorbereitet und die Teilnehmer mutmaßen über Sachverhalte im Meeting, wobei sich vieles im Nachhinein als unzutreffend herausstellt. Insbesondere aber auch bei redundanten Meetings geht viel Zeit verloren, indem die gleichen Sachverhalte z.B. aufgrund der fehlenden Transparenz über Entscheidungen mehrfach diskutiert werden.
  • Endlose Protokolle, in denen sich häufig nicht auf Entscheidungen, wesentliche Aussagen und ToDos beschränkt wird, müssen gelesen und vor allen Dingen häufig richtig gestellt werden, um späteren Schuldzuweisungen frühzeitig entgegenzuwirken.
  • Einige Formalien, wie z.B. umfangreiche Dokumentvorlagen mit für den eigentlichen Zweck unwesentlichen Informationen, nehmen viel Zeit in Anspruch und helfen für die eigentliche Problemlösung nur bedingt.
  • Unklare Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen führen zu langen Entscheidungswegen oder vielen eigentlich überflüssigen Meetings.
  • Die Kommunikationskultur belastet. Viele Stunden sind für das Organisieren und Beantworten von E-Mails notwendig. Häufig gibt es z.B. riesige Verteilerlisten, die alle die E-Mails lesen (müssen) und gegebenenfalls Feedback geben.
  • Die Werkzeugunterstützung für die Planungs- und Steuerungsaufgaben ist häufig unzureichend und nicht integriert. So ist z.B. inhaltlich die gleiche Information, an verschiedenen Stellen in unterschiedlicher Weise einzupflegen und die Zusammenhänge sind selbst herauszufinden.

Wie kommen Sie aus diesem Dilemma heraus?

Für ein wirksames IT-Management lassen sich die folgenden Erfolgsfaktoren nennen:

  • Klar festgelegte und kommunizierte strategische Orientierung
    Die Vision und die strategischen Rahmenbedingungen in Business und IT identifizieren, dokumentieren und kommunizieren
  • Inhaltlich fundierte, aber leichtgewichtige taktische Planung zur Festlegung der relevanten Handlungsfelder
    Aus der Unternehmens- und IT-Strategie sowie aus den wesentlichen Geschäftsanforderungen („Pains“) die Anforderungen an die IT nachvollziehbar ableiten und diese zu Handlungsfeldern bündeln. Für die Handlungsfelder möglichst angemessene Lösungen gestalten, bewerten und in die Umsetzung geordnet einsteuern.
    Von besonderer Bedeutung sind sowohl die fachliche Themenplanung  für die Investitionsplanung als auch die Projektportfolio- und Roadmap-Planung als Input für das Projektportfolio-Management.
  • Realistische verbindliche Zielvorgaben für die Umsetzung ableiten und deren Einhaltung automatisiert überwachen
    Klare und verbindliche Zielvorgaben als Maßstab für das strategische und inhaltliche IT-Controlling festlegen und bekannt machen. Diese Zielvorgaben müssen transparent aus den strategischen Vorgaben und der verabschiedeten taktischen Planung abgleitet werden.
  • Transparenz über Änderungen sowie Status und Fortschritt der Umsetzung automatisiert schaffen
    Die Zielvorgaben und die taktische Planung müssen in einem Steuerungsinstrumentarium verankert werden, aus dem der Status und Fortschritt der Umsetzung oder aber auch Veränderungen an den Vorgaben oder der Planung transparent werden. Wichtig hierfür ist insbesondere die automatisierte Verlinkung zwischen den Planungs- und Steuerungsebenen. Nur so werden Änderungen sichtbar.
  • Schlanke Organisation & Prozesse
    Etablierung einer schlanken Organisation und von wertorientierten Prozessen sowie Verankerung dieser in den Planungs-, Entscheidungs- und Durchführungsprozessen, um das Ganze zum Leben zu bringen

„Nur für echte Wertschöpfung ist der Kunde bereit zu bezahlen.“ Folgerichtig stellen alle nicht wertschöpfenden Tätigkeiten im Lean-Verständnis Verschwendungen dar und sind potenzielle Ansatzpunkte zur Optimierung. Durch gezielte und regelmäßige Prozessverbesserungen werden nach und nach alle nicht wertschöpfenden Tätigkeiten beseitigt. Die systematische Dokumentation und Analyse bringen dies zum Vorschein und bilden die Basis für die Optimierung und Gestaltung der zukünftigen Geschäftsprozesse. Hier können sehr wirkungsvoll Techniken zur Geschäftsprozessoptimierung aus dem Prozessmanagement eingesetzt werden. So kommen Sie zu einem schlanken und wirkungsvollen Instrumentarium für das IT-Management.

Wie sehen hier Ihre Erfahrungen aus? Gerne würde ich mich Ihnen über Best-Practices zu diesem Themengebiet austauschen. Schreiben Sie Ihre Meinung im Kommentar oder auch gerne per Mail an hanser-update@hanser.de!

44071_cMehr zum Thema erfahren Sie im Buch Lean IT-Management – einfach und effektiv von Inge Hanschke.

Lesen Sie auch die weiteren Beiträge der Autorin: EAM – nur für die Großen?, Erfolgsfaktor Lean ITM und Veränderungen wirkungsvoll managen – so geht’s!