Aktuell sind bei Hanser die Excel-Bücher „Excel im Controlling“ und „Projektmanagement mit Excel“ der beiden Autoren Ignatz Schels und Uwe M. Seidel erschienen. Zu diesem Anlass haben wir mit den beiden Autoren ein Interview geführt. Viel Vergnügen beim Lesen wünscht Ihnen die Hanser Update Redaktion!

Sie sind beide ausgewiesene Excel-Experten. Auf welche Bereiche haben Sie sich jeweils spezialisiert und worin unterscheiden Sie sich fachlich? Natürlich möchten wir auch wissen, wie haben Sie sich kennengelernt haben.

Ignatz Schels: Ich bin der Excel-Spezialist in unserem Team. Excel lernte ich bereits 1984 in meinem ersten Job als Produktmanager bei Markt & Technik kennen, als Selbständiger habe ich viele Jahre Excel-Trainings für Microsoft-Kunden und –Händler durchgeführt. Excel ist nach wie vor mein Schwerpunkt, ich biete Excel-Spezialworkshops, Coachings und VBA-Programmierung für die Bereiche Finanzen & Controlling, Projekt- und Personalmanagement an. Meine Kunden sind u.a. Management-Seminaranbieter wie ManagementCircle (Frankfurt), Management Forum (Starnberg), TAW (Wuppertal), International Business School (Zürich) und ÖPWZ (Wien). Zusätzlich entwickle ich Access-Datenbanken, hier bin Partner von Firmen wie Daimler AG, BASF, Bosch, Hilti, Siemens u.a.

Uwe Seidel: Als Professor für Betriebswirtschaft an der OTH Regensburg verantworte ich in unserem Team den Methodenteil. Nebenberuflich berate ich Unternehmen und öffentliche Institutionen auf den Gebieten Rechnungswesen, Controlling und Projektmanagement und bin daher ständig mit der praktischen Anwendung von Excel in diesen Bereichen konfrontiert. Zudem bin ich als freiberuflicher Trainer für die Controller Akademie AG und leite den AK Süd I des Internationalen Controllervereins (ICV).

Kennengelernt haben wir uns über unsere gemeinsame Tätigkeit für die Controller Akademie, Ignatz Schels hat mit Dr. Deyhle, dem Gründer der Akademie, Excel-Lösungen entwickelt, die im Controller Magazin veröffentlicht wurden. Kennengelernt haben wir uns auf dem Controller Kongress in München, und die Kombination Spitzen-Controller und Top-Excel-Experte schien uns ideal für gemeinsame Projekte. Bald hatten wir das erste Seminar konzipiert, „Controlling & Finance mit Excel“ läuft seit Jahren mit großen Erfolg, vor allem als Inhouse-Seminar.

Wie kam es zu Ihren gemeinsamenen Buchprojekten?

Ignatz Schels: Kurz bevor ich Uwe Seidel kennenlernte hatte ich meinem damaligen Verlag (Markt & Technik) ein Konzept für „Das große Excel-Handbuch für Controller“ unterbreitet, das auch sofort abgesegnet wurde. In den Gesprächen mit Uwe Seidel wurde mir schnell klar, dass ein solches Buch mit „echtem“ Profi-Wissen eines Controllers erheblich an Wert gewinnen würde und vor allem Themen abdecken könnte, die einem Informatiker nicht als Aufgabe gestellt werden (SWOT-Analyse, ROI (Return on Investment), Cash Flow u.a.).

„Excel im Projektmanagement“ von Ignatz Schels ist seit vielen Jahren auf dem Buchmarkt, zuletzt für die Excel-Version 2007. Das Buch brauchte dringend neue Impulse und Ideen, und auch hier war die langjährige Erfahrung und das Know-How von Uwe Seidel ausschlaggebend für die Entscheidung, das Buch in einer neuen, vollständig überarbeiteten Version für Excel 2010 und 2013 herauszubringen.

Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Voraussetzungen, die man beim Projektmanagement in Anwendung von Excel erfüllen sollte?

Ignatz Schels: Es ist im Projektmanagement (PM) wie auch in vielen Bereichen der Finanzwelt – es reichen mathematische und IT-Kenntnisse alleine nicht aus. Ein Projektmanager oder Projektmitarbeiter muss nicht nur PM-Begriffe kennen, sondern die PM-Instrumente wie z.B. Projektstrukturplan, Meilensteinplan, Stakeholder-Analyse, Ressourcenmanagement und Earned Value-Analyse anwenden können. Natürlich wäre ein solides Grundwissen zu Excel von Vorteil, wobei das Buch aber auch für Einsteiger geeignet ist.

Uwe Seidel: Projektmanagement erfolgreich betreiben zu können, setzt umfangreiche methodische Kenntnisse, „soft skills“ und viel Praxiserfahrung voraus. Dazu kommen dann die IT-Werkzeuge wie Excel oder andere PM-Softwareprodukte. Excel gehört mittlerweile zu den Standardanwendungen im Projektmanagement. Selbst wenn eine separate PM-Software eingesetzt wird, kommen Projektmanager und Projektcontroller nicht ohne Excel aus, da immer wieder Berichte als Kombination von Tabellen, Diagrammen und verbalen Kommentierungen aus der PM-Software nicht generiert werden können.

Gibt es auch Bereiche Ihres Alltags, die sie mit Excel planen?

Ignatz Schels: Ich nutze Excel gerne für kleinere Projekte wie zum Beispiel Vorbereitungen für Events, Seminare oder Tagungen. Der Projektstrukturplan von Excel hilft mir, Aufgaben und Ressourcen zu planen, mit PivotTables bin ich viel flexibler bei Auswertungen, was mir ein großes PM-Tool wie MS-Project nicht bietet.

Uwe Seidel: Ich nutze Excel im Rahmen meiner Tätigkeit als Unternehmensberater, wo ich die immer komplexer werdenden Excel-Lösungen im Controlling, Projekt- und Risikomanagement mit der professionellen Business Intelligence (BI)-Anwendung p7 der prevero AG, München, kombiniere. Ohne fundierte Excel-Kenntnisse könnte ich weder die vom Unternehmen praktizierten Excel-Lösungen verstehen, noch diese in der BI-Software abbilden.

Für Controller ist Excel schon immer eines der elementarsten Tools. Wie haben sich dennoch der Einsatz und die Wichtigkeit von Excel im Lauf der Jahre verändert?

Ignatz Schels: In meiner Tätigkeit als Trainer konnte ich die Bedeutung von Excel im Controlling besonders gut verfolgen. Wie wichtig Excel für Controller war und ist und wohin sich die Schwerpunkte verschoben haben, lässt sich am einfachsten an den veränderten Seminarinhalten erkennen: Schon in den 90er Jahren, noch vor dem Internet, war Excel das wichtigste Windows-Programm überhaupt. Es wurde viel mit Makros programmiert, weil Excel keine PivotTables hatte und die Controller nicht sehr „fit“ im Umgang mit den Funktionen waren. Die Anbindung an externe Systeme wie SAP war noch nicht so wichtig, es gab wenige Schnittstellen, und die Datenmengen waren für die Controller und Personalmanager noch überschaubar. Mit Excel 97 kam die Wende: Excel wurde zum Werkzeug für Planungs- und Kalkulationsmodelle, Excel wurde als Datenbanksystem benutzt (oder besser missbraucht) und nicht wenige Firmen automatisierten ihr gesamtes Controlling mit Excel. Das Internet war fünf Jahre alt, und mit der Verfügbarkeit der Informationen aus zahllosen Excel-Seiten und Internet-Foren wuchs das Know-How der Anwender. Auch die Computerbücher wurden besser, da die Autoren auf bessere Quellen zurückgreifen konnten. ODBC ermöglichte die Anbindung an ERP-Systeme, und nachdem SAP auch allmählich einräumte, dass es Excel gab, konnte der Controller auch größere Datenmengen aus dem Host auswerten. Die PivotTable zählt als unschlagbar flexibles Analyse-Tool zu den wichtigsten Neuerungen, und mit der Makrosprache VBA wurde dem Office-Paket ein ernsthaftes Entwicklungswerkzeug mitgegeben.

Stand heute: Excel ist nach wie vor das wichtigste Werkzeug für Controller. Im Umfeld von ERP-Systemen wird es für flexible Ad-Hoc-Analysen genutzt, ODBC und PowerPivot bieten dynamische Zugriffe auf Datenbanken und OLAP-Cubes, und das dynamische Kennzahlen-Cockpit, mit Excel-Diagrammen erstellt, wird zum Kommunikationsstandard im Controlling.

Uwe Seidel: Excel wird auch in Zukunft nicht aus der Softwarewelt des Controllers wegzudenken sein. Diese Aussage steht auch nicht im Widerspruch zu meiner Tätigkeit für einen der bekanntesten BI-Anbieters, prevero AG – eine BI-Software wird Excel nicht ablösen, sondern wird dort zum Einsatz kommen, wo Excel ohnehin an seine Grenzen stößt und damit auch nicht mehr sinnvoll ist.

Möchten Sie uns zuletzt noch die 5 wichtigsten Tipps für ein gelungenes Controlling bzw. Projektmanagement mit Excel verraten?

Ignatz Schels:

Tipp 1: Das Wichtigste an Excel sind die Funktionen. Wenn Sie nicht wissen, dass es SVWERWEIS(), VERGLEICH(), INDEX() oder REST() gibt, können Sie Ihre Aufgaben nicht lösen. Lernen Sie die Funktionen von Excel, wie Sie für eine Fremdsprache Vokabeln pauken.

Tipp 2: Arbeiten Sie im Team. Der Excel-Spezialist, der „Monster-Formeln“ und gigantische, für „Normalsterbliche“ unmöglich zu verstehende Excel-Modelle erstellt hat ausgedient. Als Einzelkämpfer mit Bunkermentalität überzeugen Sie heute keinen mehr. Teamarbeit macht Freude und schafft Freunde.

Tipp 3: Hören Sie nicht auf, zu lernen und lernen Sie richtig. Ein gutes Excel-Seminar verschafft Ihnen wesentlich mehr Know-How als Halbwissen aus Internet-Suchmaschinen. Definieren Sie Ihre Aufgabe, zum Beispiel ein Controlling-Cockpit mit bestimmten Kennzahlen, und arbeiten Sie alles mit einem guten Trainer im Rahmen eines Workshops aus.

­Tipp 4: Holen Sie sich in Ihre Projekte lieber externe Unterstützung als dass Sie das Projekt aufgrund unzureichender PM-Kenntnisse und PM-Erfahrung „an die Wand fahren“.

Tipp 5: Entspannen Sie beim Golf spielen und lesen Sie unsere Bücher!

Herzlichen Dank für das Interview!