Reibungsloser Netzwerkbetrieb: Wie kann das Betriebshandbuch dazu beitragen?

nachdem wir Ihnen in den vorherigen, der Serie Netzwerkprojekte gewidmeten, Beiträgen alle wesentlichen Aspekte der Netzwerkplanung und -realisierung in einer kompakten Form dargestellt haben, möchten wir in diesem letzten Beitrag der Serie, der Stunde 11 in unserem „Uhrmodell“ entsprechend, die Bedeutung des sog. Betriebshandbuchs erläutern. Dieses sollte alle relevanten Angaben enthalten, die man benötigt, um einen möglichst reibungslosen Verlauf des Netzwerkbetriebs garantieren zu können. Stellen Sie sich vor: Das Netzwerkprojekt in Ihrem Unternehmen wurde abgeschlossen, das Netzwerk wurde in Betrieb genommen und Sie als Netzwerkverantwortliche müssen den Betriebsablauf des neuen Netzwerks koordinieren. Sie tragen also die Verantwortung für den Netzwerkbetrieb. Daher überlegen und fragen Sie sich: Wie soll ich mich darauf vorbereiten, worauf soll ich achten und wie kann ich dazu beitragen, dass ein möglichst reibungsloser Netzwerkbetrieb aufrechterhalten werden kann. Um Ihnen dabei zu helfen, gehen wir in diesem Beitrag auf folgende Fragestellungen ein:

  • Welche Arten der Dokumentation sind zur Aufrechterhaltung des reibungslosen Betriebsverlaufs jedes Netzwerks erforderlich und wie ergänzen sie sich gegenseitig?
  • Welche Bestandteile und Angaben sollte ein Betriebshandbuch enthalten, wie sollte es strukturiert werden, wann und für welche Zwecke ist es nutzbar?

Wozu dient ein Betriebshandbuch?

Das Netzwerk eines Unternehmens ist heute dessen „Lebensnerv“, von dem dessen Geschäftsprozesse und folglich auch weitgehend dessen Existenz abhängig sind. Aus diesem Grund müssen – noch während des Netzwerkprojekts und insbesondere während der Netzwerkrealisierung – einige zur Gewährleistung eines reibungslosen Netzwerkbetriebs erforderliche „Dokumente“ erstellt werden. Zu diesen „Dokumenten“ sollten unbedingt gehören: eine Netzwerkdokumentation (s. Stunde 4), ein Notfallhandbuch (s. Stunde 10) und ein Betriebshandbuch.

Das Betriebshandbuch zum Netzwerk – kurz als BHB bezeichnet – ist zur Gewährleistung eines reibungslosen Netzwerkbetriebs in jedem Unternehmen bzw. jeder Organisation unabdingbar. Im BHB sollen ausführlich, übersichtlich und präzise alle technischen Informationen/Angaben und ebenso verschiedene organisatorische Rahmenbedingungen – wie etwa: Verantwortlichkeitsbereiche, Betriebszeiten etc. – spezifiziert werden, welche alle Netzwerkverantwortlichen, insbesondere das Betriebspersonal des Datacenters (Rechenzentrums), benötigen, damit sie einen reibungslosen, stabilen und sicheren Netzwerkbetrieb aufrechterhalten und diesen dauerhaft garantieren können. Das BHB soll vor allem eine an die Belange des Betriebs angepasste Übersicht über das ganze Netzwerk als Gesamtheit liefern, damit man während dessen Betriebs in allen gewöhnlichen und außergewöhnlichen Situationen – insbesondere während verschiedener Stör- und Notfälle – schnell, gezielt und korrekt agieren kann. Das BHB soll dazu beitragen, dass das ganze Netzwerk samt dessen Betreuern ein gut harmonisierendes „System“ bildet.

Hauptbestandteile des Notfallhandbuchs

Es ist hervorzuheben, dass zahlreiche Angaben zum BHB aus der Netzwerkdokumentation und aus dem Notfallhandbuch abgeleitet (entnommen) werden sollten. Andererseits werden im BHB auch Verweise auf die zur Aufrechterhaltung des Netzwerkbetriebs relevanten Informationen/Angaben in der Netzwerkdokumentation, im Administrationshandbuch und im Notfallhandbuch gemacht. Diese Abhängigkeiten zwischen allen „Netzwerkdokumenten“ bringt die aus unserem Fachbuch stammende Abbildung 8.6-4 illustrativ zum Ausdruck und zeigt die typischen Hauptbestandteile des BHB mit deren Inhalten.

Im BHB sollen sämtliche Regelungen für alle Mitarbeiter, welche für die Aufrechterhaltung des Netzwerkbetriebs verantwortlich sind, klar und eindeutig – um keinen Interpretationsspielraum zuzulassen – dargestellt werden. Dies umfasst z.B.: wofür die einzelnen netzwerkbetreuenden Personen verantwortlich sind, welche Leistungen im Rahmen ihrer Tätigkeit zu erbringen sind und wie sie in verschiedenen Stör-/Notfallsituationen handeln müssen/sollen. Im BHB müssen aber auch alle mit dem Netzwerkbetrieb verbundenen administrativen Aufgaben und Rahmenbedingungen übersichtlich aufgelistet und beschrieben werden.

Abb. 8.6-4 im Fachbuch - Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte, Hanser

Abb. 8.6-4 im Fachbuch – Badach, A., Rieger, S.: Netzwerkprojekte, Hanser

Die einzelnen Hauptbestandteile des BHB lassen sich kurz wie folgt charakterisieren:

  • Einleitung: Hier wird die Struktur des BHB kurz erläutert.
  • Betriebsspezifische Netzwerkdokumentation: Das BHB sollte eine übersichtliche Beschreibung der bestehenden physikalischen und logischen Netzwerkstruktur enthalten, in der auf alle betriebsrelevanten Hardware- und Software-Systemkomponenten und deren Lokation im Netzwerk (d.h. deren Standort) verwiesen wird. Das BHB muss entweder selbst eine Dokumentation von betriebsrelevanten Systemkomponenten – insbesondere deren relevanten Konfigurationsparametern – enthalten oder eindeutig auf die entsprechenden Bestandteile der Netzwerkdokumentation verweisen. Dieser Teil im BHB soll eine Unterstützung während der Überwachung, Wartung und Verbesserung des Netzwerkbetriebs liefern.
  • Anforderungen: An das Netzwerk werden verschiedene Arten von Anforderungen gestellt, deren Erfüllung während des Netzwerkbetriebs überwacht werden muss. Aus diesem Grund sollte das BHB eine kompakte, aber übersichtliche und präzise Auflistung von Anforderungen für das für die Netzwerkbetreuung verantwortliche Personal enthalten. Es handelt sich hierbei insbesondere um folgende Arten von Anforderungen:
  • gesetzliche Vorschriften u.a. BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)
  • verschiedene Anforderungen von Auditing Standards
  • der Qualitätssicherung, der IT-Compliance, der Revision, …
  • Regelungen für den Normalbetrieb: Das BHB dient insbesondere dazu, den täglichen Netzwerkbetrieb zu regeln. Hierzu muss das BHB – als Informationsquelle zur Unterstützung des Netzwerkbetriebs – eine klare Beschreibung der Netzwerkbetriebsabläufe sowie eine Zuordnung von Aufgaben zu Personen beinhalten. Das BHB soll auch das sog. Change Management (Veränderungsmanagement) spezifizieren; d.h., wie die Konfigurationsänderungen in Netzwerkkomponenten während des Netzwerkbetriebs dokumentiert werden sollen. Ebenfalls sollten Vertretungsregelungen im BHB festgelegt werden.
  • Betriebsüberwachung: Das BHB sollte Regelungen und verschiedene Leitlinien für die kontinuierliche Überwachung des Netzwerkbetriebs enthalten, um Folgendes zu bestimmen:
  • aktive Prüfung der Systeme (Fehler, Auslastung, Performance etc.),
  • die Überprüfung der vom Netzwerkmanagement generierten Informationen, Warnungen und Alarmmeldungen,
  • die Erstellung von Reports als Basis für die Systemverbesserung, weitere Planung etc.,
  • die Analyse von Störungen sowie die Art und Weise von deren Behebung (vor Ort bzw. per Fernwartung),
  • die Behandlung außergewöhnlicher Probleme – Analyse von Ursachen, Entwicklung von Ideen und Erarbeitung von Vorschlägen zur Behebung dieser Probleme.
  • Wartung und Erweiterung des Netzwerks: Jedes Netzwerk muss gewartet werden, um es am „Laufen“ dauerhaft zu halten. Hierfür sollte man bestimmte Wartungspläne erstellen (wie etwa Wartungsintervalle festlegen). Die Wartungspläne, typische Wartungstätigkeiten und die Zuordnung von Personen zu diesen Tätigkeiten müssen im BHB dokumentiert werden. Für einige Wartungstätigkeiten können gegebenenfalls auch externe Wartungsfirmen eingebunden werden. Das BHB sollte Leitlinien für typische Hardware-, Software und Lizenz-Erweiterungen enthalten. Hierbei sollte auch die Vorgehensweise bei den Änderungen von Systemparametern und beim Einspielen von Sicherheitsupdates festgelegt werden.
  • Störungsbeseitigung: Das BHB soll auch als Informationssammlung zur schnellen Beseitigung von typischen Störungen dienen. Hierfür muss das BHB einige Regelungen und Leitlinien zur Beseitigung von typischen Störungen im Netzwerk definieren sowie eine Zuordnung von mit der Störungsbeseitigung verbundenen Aufgaben zu Personen bestimmen. Dies sollte man in Form eines Reaktionskatalogs mit konkreten Anweisungen zur raschen Beseitigung von typischen Störungen bzw. zur Wiederherstellung des Regelbetriebs festlegen.
  • Vorgehensweise im Notfall: Im BHB müssen auch einige Regelungen und Maßnahmen für eventuelle Notfälle spezifiziert werden. Aus diesem Grund müssen die im BHB festgelegten Regelungen und Maßnahmen mit den entsprechenden Regelungen und Maßnahmen im Notfallhandbuch (NHB) „abgestimmt“ werden. Somit müssen die beiden Bücher BHB und NHB aufeinander abgestimmt werden. Um die Pflege und Übersichtlichkeit beider Bücher zu gewährleisten, sollte auf detaillierte Regelungen und Maßnahmen im NBH verwiesen werden.

Die im BHB enthaltenen Informationen müssen schnell zugänglich sein. Daher könnte man das BHB so vorbereiten, dass man es in einem Webbrowser oder in einem PDF-Viewer betrachtet werden kann. Auf jeden Fall sollte das BHB – zur Absicherung vor dem Datenverlust – ausgedruckt in der Papierform vorliegen und ebenso auf einem externen Speichermedium gespeichert sein.

Liebe Leserinnen, liebe Leser, mit diesem Beitrag haben wir unsere Beitragsreihe zum Thema Netzwerkprojekte beendet. Wir hoffen, mit den hier präsentierten Inhalten Ihnen einige nutzbare Ideen und Ansätze „geliefert“ zu haben und möchten uns von Ihnen mit der folgenden Bemerkung verabschieden:

Bei Netzwerkprojekten ist es nicht ausreichend,
verschiedene Netzwerktechniken, -protokolle und -dienste zu kennen,
um diese wirkungsvoll anzuwenden, muss man auch in der Lage sein,
Netzwerkprojekte erfolgreich durchführen und dokumentieren zu können.

Viel Erfolg bei Ihren Netzwerkprojekten!

Ihre Autoren

Anatol Badach und Sebastian Rieger