Nun bin ich schon sehr viele Jahre mit dem Thema Softwareasset- und Lizenzmanagement unterwegs und ernte immer noch des Öfteren ein klares Kopfschütteln, wenn ich in Kundengesprächen danach frage, ob das Lizenzmanagement im Unternehmen eine aktive Rolle spielt.

Dabei investieren Unternehmen durchschnittlich mehr als ein Drittel ihres IT-Budgets in den Kauf von Softwareprodukten und –Lizenzen, sowie in den Abschluss von Wartungsverträgen. Doch vielen Unternehmen fehlt einfach der genaue Überblick und die Verantwortlichen schenken dem Thema Lizenzmanagement immer noch nicht die gebotene Aufmerksamkeit. Dabei gehört eine aktive Verwaltung von Softwareprodukten und -Lizenzen längst mit in jedes Unternehmens-Risiko-Management-System, so wie jedes andere zu steuernde unternehmerische Risiko auch. Schließlich kann es um Millionenbeträge gehen, wenn eine Unterlizenzierung festgestellt wird, von den eventuell entstehenden Imageschäden einmal ganz abgesehen.

Das Lizenzmanagement hat vor allem:
• Transparenz zu schaffen,
• Comliance sicherzustellen,
• Rechtssicherheit zu gewährleisten,
• Kosten zu senken.

Um diese Ziele zu erreichen, muss ein Lizenzmanagement vielfältige Aufgaben erfüllen wie bspw.:

  • die Integration von standardisierten Prozessen und den erforderlichen Rollen für das Lizenzmanagement,
  • das Bereitstellen verlässlicher Daten,
  • das gewährleisten und Herstellen von Rechtskonformität bei der Nutzung von Softwareprodukten,
  • das Erkennen von rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken im Umgang mit Softwareprodukten und –Lizenzen,
  • und schließlich das Softwareprodukte und –Lizenzen über ihren gesamten Lebenszyklus wirtschaftlich genutzt und eingesetzt werden.

 

Die IT-Welt und die dafür erforderlichen IT-Infrastrukturen werden aber immer schneller mit rasch wachsenden zu verarbeitenden Datenmengen konfrontiert und die IT-Architektur muss deswegen immer schneller von einem statischen in einen dynamischen Betrieb umgebaut werden, um wenigstens mit der Verarbeitung der Datenmengen Schritt halten zu können. Gleichzeitig sind immer komplexere Aspekte im Umgang mit Lizenznutzungsrechten und Bedingungen zu beachten und einzuhalten. Die nachfolgende Abbildung zeigt eine typisch anzutreffende Unternehmenssituation im Umgang mit Softwareprodukten.

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Die aufgezeigte Situation ist meist immer dann anzutreffen, wenn die erforderlichen Prozesse für die Anforderung und Beschaffung sowie die Bereitstellung von Softwareprodukten nicht optimal aufgestellt sind. Vor allem muss das Lizenzmanagement Antworten liefern können, wenn gefragt wird: Wie viele Softwarelizenzen sind gekauft worden (kaufmännische Seite), und wie viele sind technisch aktiv und im Einsatz (technische Seite)? Es reicht bei weitem nicht aus, die vereinbarten Nutzungsbedingungen auf dem Papier zu kennen, sondern es ist auch wichtig zu wissen, ob diese korrekt in den bestehenden IT-Szenarien umgesetzt werden. Besonders anfällig für Fehler sind Szenarien von RZ-Backups, Terminal-Umgebungen, Server-Architekturen und Standby-Lösungen.

 

Im bisherigen und zukünftigen Verwalten von Softwarelizenzen entstehen nun – aufgrund der neuen Komplexitäten – weitere Herausforderungen für das gemeinsame Management von klassischen Softwarelizenzen und Softwareprodukten in Cloud-Umgebungen. Aber nicht nur die Cloud-Technologien verlangen nach neuen Verfahrensweisen und Prozessen. Der Anspruch, immer und überall und von jedem Gerät unter jedem Betriebssystem auf die Geschäftsdaten zugreifen zu können, kann nur durch die weitere Einbindung von mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets erfüllt werden. Diese müssen aber auch in die Unternehmensarchitektur integrierbar sein und sollen möglichst wenig Kosten erzeugen. Über Virtualisierungstechnologien kann die hierfür erforderliche Flexibilität gewährleistet werden, was aber auch bedeutet, dass auf das Softwareasset- und Lizenzmanagement eine weitere Komplexitätsstufe zukommen wird.

 

In meinem Buch 1×1 des Lizenzmanagements, finden Sie u.a. in den ersten Kapiteln Antworten auf die Frage: Warum es notwendig ist, sich mit dem Thema der Verwaltung von Softwareassets und Lizenzen auseinanderzusetzen. Um die gestiegene Dynamik des bisherigen klassischen Lizenzmanagements mit darstellen und aufzeigen zu können, wurde von mir die dritte Auflage des Buches umfangreich überarbeitet und um jeweils ein neues Kapitel zum Thema Lizenzmanagement in Cloud- und Server-Umgebungen erweitert.

Im nächsten Blogbeitrag zeige ich Ihnen auf, warum beim Aufbau bzw. der Erweiterung bestehender IT-Architekturen, dass Lizenzmanagement eine wichtige und auch zu beachtende Komponente darstellt.