Die Aufwendungen für Software-Lizenzen zählen mittlerweile zu den bedeutendsten Kostenfaktoren für die IT, da der Anteil an Standardsoftware (gegenüber der Eigenentwicklung) immer mehr zugenommen hat. Werden die im Unternehmen vorhandenen Lizenzen nicht „sauber“ dokumentiert, sind negative Folgen vorprogrammiert: Es ist dann nur ein unzureichender Überblick über den aktuellen Lizenzstatus gegeben; und bei Lizenzaudits wird nicht selten eine Unterlizensierung festgestellt. Wesentliche Ziele einer Lizenz-Dokumentation (bzw. der Nutzung eines Software Asset Management Systems) sind daher die rechtlich korrekte, aber auch die betriebswirtschaftlich kostengünstigste Nutzung der benötigten Softwarelizenzen.
Fakten aus Studien zeigen die Bedeutung für ein funktionierendes Software-Lizenzmanagement:

  • 240 Mrd. US-Dollar werden weltweit jährlich für Softwarelizenzen ausgegeben.
  • Laut einer Gartner-Studie bleiben 38 % der Softwarelizenzen ungenutzt.
  • Eine KPMG-Studie weist aus, dass 68 % der Unternehmen ihr IT-Asset- und Lizenzmanagement als „verbesserungswürdig bis schlecht“ bewerten. 78 % der Unternehmen verfügen über kein Software-Dokumentationssystem.

Festzuhalten ist: Nur mit einem aktiven, professionellen IT-Asset- und Lizenzmanagement lassen sich hochwertige IT-Services zuverlässig erbringen, die IT-Kosten nachhaltig senken und rechtliche Bestimmungen einhalten
Stellen Sie sich daher den Herausforderungen und optimieren Sie Ihr Software-Lizenzmanagement!
Zielsetzung sollte dabei für die Unternehmenspraxis sein, eine gesicherte Entscheidungsgrundlage für die künftige Lizenzierungsstrategie des Unternehmens zu entwickeln (welches Lizenzmodell soll gewählt werden etc.). Auch die Wahl der für das Unternehmen jeweils passenden Lizenzmetrik spart letztlich enorme Kosten. Zu prüfen ist schließlich ein Tool-Einsatz für das Software-Asset und -Lizenz-Management. Damit erhalten Unternehmen ganzheitlich die Möglichkeit, die Beschaffung, Lieferung, Verteilung und Verwaltung von Software-Assets kostenoptimiert zu steuern.
Wollen Unternehmen die anfallenden Lizenzkosten im Griff haben sowie ein nachhaltiges Applikations-Lebenszyklusmanagement betreiben, dann müssen sie sich nachfolgend skizzierten Herausforderungen stellen und entscheiden, welche der vorgeschlagenen Maßnahmen sie ergreifen können. Der Vorteil: Unternehmen können ggf. mehrere 100.000 Euro an Kosten einsparen; in großen und mittelgroßen Unternehmen können Kostenvorteile sogar in Millionenhöhe realisiert werden.

Herausforderung 1: Herstellen einer umfassenden Transparenz über die im Unternehmen vorhandenen und genutzten Lizenzen

Oft fehlt in der Praxis eine lückenlose Aufzeichnung über die beschafften und genutzten Softwarelizenzen. Hinzu kommt, dass die Lizenz-Strategien vieler Hersteller leider nur schwer nachvollziehbar sind. So wird den Unternehmen heute eine schier unüberschaubare Menge unterschiedlicher Lizenzierungsmodelle angeboten. Die Folge ist, dass die Intransparenz über die Lizenzsituation weiter zunimmt.
Meine Handlungsempfehlungen: Stellen Sie durch ein geordnetes Lizenzmanagement einen guten Überblick über die gesamte Software- bzw. Lizenzsituation in Ihrem Unternehmen her:

  • Basis für Ihr Lizenzmanagement sollten exakt ermittelte und kontinuierlich fortgeschriebene Bestandsdaten sein. Dazu zählt neben der Dokumentation der installierten Software nach Art und Menge insbesondere auch die Zuordnung der beschafften Software-Lizenzen auf die Mitarbeiter/Arbeitsplätze.
  • Um die Kostenseite Ihrer Lizenzsituation genauer analysieren und Einsparungen realisieren zu können, müssen weitere Daten im Rahmen eines Lizenzmanagements berücksichtigt werden: Dies sind vor allem die kaufmännischen Lizenzdaten (Lizenzgebühren etc.) mit den abgeschlossenen Verträgen und vereinbarten Lizenzmodellen.
  • Die kaufmännische Verwaltung der Lizenzen umfasst u.a. Beschaffungsdaten und Vertragsinhalte. Hier finden sich die verschiedenen Einkaufsdaten und Lizenzmodelle, zum Beispiel in gängigen ERP-Systemen.

Basis für das Lizenzmanagement sind in jedem Fall exakt ermittelte und kontinuierlich fortgeschriebene Bestandsdaten. Dazu zählt insbesondere die installierte Software nach Art und Menge sowie die Zuordnung der beschafften Software-Lizenzen auf die Mitarbeiter. Ergänzend müssen Sie folgende Daten im Rahmen eines Lizenzmanagements so detailliert wie benötigt verwalten:

  • kaufmännische Lizenzdaten (abgeschlossene Verträge, vereinbarte Lizenzmodelle),
  • technische Daten (ermittelt über Inventoryscan-Software/-Hardware, vorhandene CMDB-Daten),
  • Prozessdaten (Software-Lifecycle-Prozess, Rollen, Nutzungs-Richtlinien).

Vorteil: Unternehmen haben so die Möglichkeit, die Gesamtbetriebskosten der lizensierten IT-Applikationen zu ermitteln und proaktiv zu senken. Dadurch können die Lizenzkosten insgesamt mitunter erheblich verringert werden.

Herausforderung 2: Überlizenzierung erkennen und vermeiden

Die Kosteneffizienz lässt sich in der Praxis auch dadurch steigern, dass das Unternehmen über einen unternehmensweiten Überblick über genutzte und freie Lizenzen beim Lizenzeinkauf verfügt. Eine Messung in der Praxis zeigt oft, dass ein hoher Anteil nicht genutzter Software gegeben ist und somit an dieser Stelle sehr viel Geld gespart werden kann.
Meine Handlungsempfehlungen: Halten Sie sämtliche Veränderungen bezüglich der Software- und Lizenznutzung kontinuierlich fest. Sicherzustellen ist dabei, dass die im Unternehmen tatsächlich eingesetzte/genutzte Software den beschafften Lizenzen gegenüberstellt wird.
Vorteil: Es wird transparent, welche Applikationen nicht mehr genutzt werden und für die folglich bspw. auch keine Wartungsverträge mehr benötigt werden. Das Einsparungspotenzial kann enorm sein, wenn die ungenutzten Software-Lizenzen bzw. die nicht benötigten Wartungsverträge gekündigt werden können.

Herausforderung 3: Unterlizenzierung erkennen und vermeiden

Unterlizenzierung wird heute im Regelfall nicht bewusst praktiziert (die Gefahr hoher Nachlizenzierungskosten als Folge eines Lizenz-Audits ist relativ groß). Ähnlich wie im Fall der Überlizenzierung benötigt man auch für das Erkennen der Unterlizenzierung einen Überblick über die genutzten und freien Lizenzen. Zu beachten ist, dass insbesondere die Lizenzmetriken ständig erweitert werden. Einfache Metriken, wie beispielsweise die Nutzung pro Gerät oder pro User, werden zunehmend durch komplexere Bemessungsgrundlagen abgelöst.
Meine Handlungsempfehlungen:

  • Nehmen Sie unter dem Aspekt der möglichen Unterlizenzierung eine genaue Prüfung der im Unternehmen tatsächlich eingesetzten Software vor.
  • Halten Sie kontinuierlich sämtliche Veränderungen bezüglich der Software- und Lizenznutzung fest.
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Berechnung der Lizenzierung, um nicht in eine Unterlizenzierung zu geraten.
  • Nutzen Sie Standardüberwachungen, die Tools bereitstellen, wie: Unterlizenzierung ausweisen, Unterschreiten eines Mindestbestandes an freien Lizenzen, u. a.

Herausforderung 4: Entscheidungsfindung für Softwarebeschaffungen bzw. die Zuteilung zu Arbeitsplätzen

Eine Kern-Herausforderung ist es, dass IT-Verantwortliche mit den Fachbereichen gute Entscheidungen treffen können, welche Software eingesetzt wird und wie diese beschafft wird. Wenn Sie durch Lizenzmanagement sich die entsprechende Transparenz über Ihre Ist-Lizenzsituation (= Lizenzbilanz) geschafft haben, ist die Grundlage für eine sorgfältige wirtschaftliche Entscheidungsfindung gelegt. So lässt sich der Applikationsbedarf eines Unternehmens gezielt bestimmen, die Nutzung überholter Applikationen vermeiden und der Einsatz der optimalen Technologien gewährleisten.
Meine Handlungsempfehlungen: Das Schlagwort lautet „verbesserte Investitionsrentabilität“. Die Verknüpfung der Vertragsinformationen zum Software-Lizenzmanagement sorgt für einen schnellen, übersichtlichen und transparenten Zugriff auf alle wichtigen Informationen für ein effizientes Lifecycle Management. Ziel für ein Software-Lizenzmanagement muss es auch sein, die Beschaffung, Lieferung, Verteilung und Verwaltung von Software-Lizenzen kostenoptimiert zu steuern. Dies geht mit einem Life-Cycle-Management und bedeutet, dass beschaffte Software-Lizenzen von der Anschaffung bis zur Ausmusterung beziehungsweise bis zur Rückgabe der installierten Software einem Kostencontrolling unterzogen werden müssen, dessen Ergebnisse für Folgebeschaffungen unbedingt berücksichtigt werden.

Herausforderung 5: Weitgehende Unterstützung anderer Funktionsbereiche im Unternehmen

In Verbindung mit der Erfassung und Pflege der Lizenz-Bestände stellt sich unmittelbar auch die Frage der Bewertung. Zu den Software-Lizenzen sind beispielsweise in der Regel der Anschaffungspreis je Stück, Währung, Abschreibungsdauer (in Monaten) Abschreibungsbeginn erfassbar. Diese Daten stehen damit zur Weiterbearbeitung zur Verfügung. Ein weiterer spezieller Punkt ist die Erfassung und Auswertung von Finanzdaten (Kosten und Kostenstellen).
Meine Handlungsempfehlungen: Sorgen Sie dafür, dass den Lizenzdaten weitere Informationen zugeordnet werden: Begrenzung der Laufzeit, konzernweite Nutzung erlaubt, Verteilung der Lizenznutzung im Konzern (welche Einheit, darf wie viele Lizenzen nutzen?). Sparen lässt sich natürlich insbesondere durch die Wahl günstigerer Vertragsmodelle!

Eine Konsequenz insgesamt: Etablieren Sie Lizenzmanagement als einen rollierenden Prozess, der folgende Teilprozesse umfasst:

  • Bedarfsplanung
  • Beschaffung/Erwerb
  • Lieferung und Inventarisierung (kfm. Verwaltung der Lizenzen), Scanning
  • Verteilung und Einsatz (Lizenzen den Benutzern zuordnen)
  • Überwachung (Berechnung der Über- bzw. Unterlizenzierung, Ermitteln von nicht legitimer Software, Richtlinien und Anweisungen) sowie
  • Auswertungen und Reporting (Abbilden von Softwarekatalogen, Führen einer Lizenzhistorie etc.)

Fazit

Die Einführung eines organisierten Software-Lizenzmanagements mit einem entsprechenden Tool-Einsatz gibt Ihnen die Möglichkeit, die Beschaffung, Lieferung, Verteilung und Verwaltung von Software-Assets kostenoptimiert zu steuern und damit massiv Geld einzusparen. Ein Erfolg versprechender Ansatz ist ein konsistenter Soll-Ist-Abgleich der Lizenzen aus den kaufmännischen Systemen und den technischen Inventar-Daten der installierten Softwareprodukte.
Im nächsten Teil der Blogserie wird aufgezeigt, wie Sie mit einem geeigneten Bestandsmanagement für IT-Systeme (IT-Infrastrukturen, Software-Assets) die Transparenz über Ihre IT-Landschaft sicherstellen. Bleiben Sie dabei!
Weitere Informationen zum Thema finden Sie in dem von Ernst Tiemeyer im Hanser-Verlag herausgegebenen neuen Handbuch IT-Systemmanagement. Vorgehensmodelle, Managementinstrumente, Good Practices.(Hanser-Verlag, München 2016).

Tiemeyer, IT-Systemmanagement