Die IT-Infrastrukturen sowie die IT-Applikationen sind heute selbst in mittelständischen Unternehmen immer vielfältiger geworden. Hinzu kommen zahlreiche Vernetzungswege (lokal bis übernational), die zudem unterschiedlichen Sicherheits- und Zugriffsanforderungen Rechnung tragen müssen (offene versus geschlossene Netze). Sollen die Kosten für die implementierten und genutzten IT-Systeme (IT-Infrastrukturen, IT-Applikationen) im Griff behalten werden, ist eine systematische Dokumentation aller Systeme sowie der Systemelemente unverzichtbar. Nur durch ein entsprechendes Bestandsmanagement kann eine entsprechende Kostentransparenz hergestellt werden, die auch für weitere sachgerechte Planungs- und Entscheidungsaufgaben wesentlich ist.
Intransparenter und „vermuteter“ hoher Finanzaufwand für IT-Infrastrukturen und IT-Applikationen führen zu Fehleinschätzungen und damit zu unzureichenden Entscheidungen. Durch eine Zuordnung von Kosten- und Finanzdaten zu den verwalteten Systemelementen kann die Informationstransparenz wiederhergestellt werden und so die ggf. vorhandene Entscheidungsunsicherheit bzgl. nötiger IT-Investitionen bzw. Beschaffungen einfach beseitigt werden.

Schaffen Sie zunächst die Voraussetzungen für das Kostencontrolling der IT-Systeme

Wesentliche Voraussetzung für ein Kostencontrolling zu den IT-Systemen und IT-Systemelementen (= IT-Assets) ist das Vorhandensein einer lückenlosen Bestandsverwaltung. Das Bestandsmanagement stellt die Basis für die Folgeprozesse dar und sollte umfassend ausgerichtet sein. Dies kann durch die ganzheitliche Definition der zu verwaltenden Objekte sowie der zugeordneten Detailinformationen sichergestellt werden. Wesentliche Optionen/Elemente der Asset-Management-Datenbank (wesentliche Basisinfos/Assets) sind:

  • Hardware-Informationen: Haupt-Systeme und Systemelemente (Server, Desktops, Drucker, Monitor), Zubehör wie Mäuse oder Speicherunterstützung, Verbrauchsmaterial wie Toner
  • Zuordnung von Software / Lizenzdaten: gekaufte Lizenzen (lizenziert), im Einsatz befindliche Lizenzen (genutzt)
  • Lieferantendaten (IT-Lieferanten)
  • IT-Kosten / Kostenstellen / Preisfestsetzungen / Finanzierung für gekaufte Assets für fremdfinanzierte Assets (Miete / Leasing)
  • Verträge (die den Assets zugeordnet sind bzw. sonstige Verträge): Kaufverträge, Lieferscheine
  • Organisatorische Zuordnungen der Assets zu Benutzern und Standorten (Verteilung)

Verwenden Sie nachfolgendes Grundmodell für den Aufbau eines systematischen IT-Bestandsmanagements. Sie können dies ggf. für die Konstruktion der dazu notwendigen Datenbank als Entwurf verwenden:

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Wichtig: Beachten Sie, dass neben den Infrastruktur- und Software-Asset-Daten auch Daten wie vertragliche, finanzielle und beschaffungstechnische Konditionen in die Datenbank aufgenommen werden. Spezielle Software für das Bestandsmanagement der IT-Infrastruktur liefert Ihnen weiterhin Informationen, die das IT-Equipment von der Planung und der Beschaffung über den Einsatz bis zur Ausmusterung begleiten. Darüber hinaus werden wichtige Daten zur Bewertung des IT-Bestandes geliefert (Kosten wie Abschreibungen etc.). Prüfen Sie, ob Sie auch eine Lieferantenverwaltung und -bewertung integrieren möchten. Eng mit dem Bestandsmanagement verknüpft ist häufig das Vertrags- und Lizenzmanagement.

Verbinden Sie folgende Prozesse mit dem Bestandsmanagement, um die Kosten der IT-Infrastruktur und der IT-Software-Assets zu managen!
Wichtig ist, dass ein transparentes IT-Asset Management entlang des gesamten IT-Lifecycles realisiert wird, incl. Lizenzen und Verträge. Dazu sind die entsprechenden Änderungen laufend zu erfassen (IMAC-Daten = Installation, Move, Add, Change). Teilaktivitäten in den Kernfunktionen des Asset-Managements sind:

  • kaufmännische Daten der Assets erfassen/verwalten
  • technische Daten der Assets erfassen/verwalten
  • Produkt- und Service-Assets erfassen/verwalten
  • Standortveränderungen dokumentieren (Move)
  • Systemerweiterungen erfassen (Add)
  • Asset-Daten aufgrund von Changes aktualisieren

In Verbindung mit der Erfassung und Pflege der Asset-Bestände stellt sich unmittelbar aus Finanzsicht natürlich die Frage der Bewertung. Zu den Infrastrukturelementen sind beispielsweise in der Regel der Anschaffungspreis je Stück, Währung, Abschreibungsdauer (in Monaten) sowie Abschreibungsbeginn zu erfassen. Diese Informationen stehen damit aktuell zu weiteren Auswertungen zur Verfügung.

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Wie Sie IT-Asset-Daten auswerten und Ergebnisse für das Kostenmanagement der IT-Systeme bereitstellen

Besonders für die Verwaltung eines IT-Arbeitsplatzes und im Netzwerkmanagement fallen mitunter in der Praxis große Datenmengen an, die manuell nur sehr schwer verwaltet werden können. Hier ist der Einsatz von Tools hilfreich und unverzichtbar, um zum Beispiel eine automatische Inventarisierung der Geräte im Netz zu ermöglichen und diese Daten dann automatisch an die Hard- und Softwareverwaltung weiterzugeben. Prüfen Sie anhand folgender Checkliste die Funktionalitäten der Software-Tools:

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Fazit

Die Stärke von Software für das Bestandsmanagement ist die Integration von technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen. So wird eine Kontrolle nicht nur über den IT-Bestand ausgeübt, sondern auch über Wartungs- und Serviceverträge, Lizenz- und Versicherungskosten, Helpdesk-Belastung etc. Dadurch werden die Total Costs of Ownership transparent; mitunter steht sogar eine Berechnungsfunktion der Total Cost of Ownership als fundierte Entscheidungsfindung zur Verfügung.
Erfahrungen der Praxis zeigen, dass bei einer entsprechenden Bestandsverwaltung (in der Regel unter Anwendung einer entsprechenden Datenbanksoftware für das IT-Asset- und Lizenzmanagement) zahlreiche Aufgaben und Prozesse der IT-Praxis optimiert realisiert werden können. Dies sind insbesondere folgende Handlungsfelder:

  • Beschaffung und Verwaltung der IT-Infrastrukturen (Systemverwaltung, Beschaffungs- und Lieferantenmanagement, Lieferantenauswahl etc.)
  • Beschaffung von Software/IT-Applikationen (Lizenzen beschaffen und managen, Applikationsentwicklung durch externe Akteure)
  • Erbringen von IT-Services: beispielsweise Hardware-Reparaturen, Software-Verteilung und Software-Lizenzierungsprüfung, Benutzerverwaltung, Störungsmanagement
  • IT-Systemplanung und Produktlebenszyklusmanagement: etwa durch eine Erneuerung der Systeme oder eine Harmonisierung der IT-Landschaft
  • Kosten- und Finanzmanagement (zu den IT-Assets): Kostenerfassung (Investitionen und Abschreibungen, anfallende Lizenzgebühren), Kostencontrolling
  • Vertragsdokumentation bzw. -verwaltung
  • Compliance-Checks (IT-Audits)

Im nächsten Teil der Blogserie wird aufgezeigt, warum Sie eine kundenorientierte Organisation für das IT-Systemmanagement aufbauen können. Bleiben Sie dabei!
Weitere Informationen zum Thema finden Sie in dem von Ernst Tiemeyer im Hanser Verlag herausgegebenen neuen Handbuch IT-Systemmanagement. Vorgehensmodelle, Managementinstrumente, Good Practices. (Hanser Verlag, München 2016)

Tiemeyer, IT-Systemmanagement