Im ersten Teil der Beitragsserie IT-Projekte geht es darum, inwieweit komplexere Softwareprodukte und die gestiegenen Nutzungsanforderungen die Haltung von Unternehmen gegenüber der Einführung von neuer Software verändert haben. Am Ende des Beitrags geht’s dann zur Verlosung des Buches IT-Projekte erfolgreich durchführen, machen Sie mit und sagen sie uns nach der Lektüre Ihre Meinung!

Bis in die 90er Jahre hinein, sind häufig Techniker von Softwarelieferanten in die Unternehmen gerauscht, haben in wenigen Tagen ihre Software installiert und sind dann wieder verschwunden. Die Aufgabenstellung war klar, meist nicht zu komplex und für Rückfragen ist man zum Sachbearbeiter „um die Ecke“ gegangen und hat sie kurz geklärt. Wenn gefordert, wurde eine kurze Einweisung gegeben, vielleicht hatte der Kunde zusätzlich einen Tag Schulung gebucht, dann war die Installation beendet und das Unternehmen nahm die Arbeit mit der Software auf.

Ich bin selber viele Jahre bei mittelständischen Herstellern von Software in den Schulungsabteilungen gewesen und selten waren meine Kollegen oder ich mehrere Tage zur Installation und Einweisung vor Ort. Abgesehen davon, dass die „Schulung“ von Software heutzutage meistens ein Teil des Consultings ist – wie es so schön neudeutsch heißt – erfordert die Komplexität der Softwareprodukte und vor allem die gestiegenen Anforderungen seitens der Nutzer und Unternehmen eine andere Haltung und Denke einer Softwareeinführung gegenüber.

Leider treffe ich in KMUs teilweise auch heute noch auf diese „Installationsdenke“. Wenn wir in der IT ganz selbstverständlich von einem „Projekt“ sprechen, d.h. der durchdachten, geplanten und überwachten Durchführung einer Softwareinstallation, dann muss der Softwarelieferant in Gesprächen in der Lage sein, die Notwendigkeit dieser „Denke“ und der damit einhergehenden eigenen Haltung dem Projekt gegenüber, seinem Kunden oder Interessenten auch transparent darzulegen. Ansonsten wird das ganze ein Projekt „auf Zuruf“ – und damit ist Stress für alle Beteiligten vorprogrammiert.

 

So geht’s im Beitrag weiter:

Das Projekt fängt im Vertrieb an

Flexibilität dank Komplexität

Die digitale Abbildung von Prozessen

Wie soll gearbeitet werden?

Planung = Projekt

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Das Projekt fängt im Vertrieb an

„Das Projekt fängt im Vertrieb an“, ist mein Leitsatz. Auf Seiten der Lieferanten muss schon im Vertrieb das Projektdenken Einzug halten. Sales-Mitarbeiter die nur auf den Umsatz mit Modulen schielen, haben nicht erkannt, dass das meiste Geld nicht mit der Software selber, sondern mit der damit einhergehenden Dienstleistung zu verdienen ist. Ganz im Sinne des eigenen Erfolgs aber auch der Lösung für den Kunden!

Das entscheidende sind aber die Entscheider in den Unternehmen. Natürlich gibt es ein Budget. Finanzielle Mittel sind immer endlich. Aber auch der Unternehmer muss wissen, dass Lizenzkäufe nur die halbe Wahrheit darstellen. Wenn überhaupt. Softwareeinführungen leben von Kommunikation und der Umsetzung des Lastenheftes – d.h. von Dienstleistungen. Warum ist das so? Was hat sich die Jahre über verändert?

Drei Faktoren nehmen hier Einfluss: Erstens: die Komplexität der Softwarelösungen hat zugenommen. Zweitens: die digitale Abbildung von Prozessen in Unternehmen ist selbstverständlich geworden. Drittens: Die Art, wie wir arbeiten hat sich verändert. Schauen wir uns die drei Punkte einmal genauer an:

Flexibilität dank Komplexität

Softwareinstallationen und -einrichtungen sind komplexe Vorgänge. Auch wenn der Hersteller seiner Software einen tollen Namen gibt und alles liefert was benötigt wird, so hat er i.d.R. nicht alle Komponenten seiner Software selber hergestellt. Das fängt bei den Datenbanken an, d.h. dem Teil der Software, in dem Ihre Daten gespeichert und wiedergefunden werden. Es gibt Datenbankspezialisten, die nichts anderes tun, als den ganzen Tag lang Datenbestände einzurichten, zu administrieren und zu verwalten.

Dann gibt es Formulareditoren d.h. Instrumente mit denen Ihre Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Listen, Statistiken usw. grafisch entworfen werden. Diese können pixel- und millimetergenau Worte, Linien, Bilder und andere Elemente darstellen, sind aber so flexibel und damit komplex, dass es halt sehr lange dauert bis überhaupt ein einziges Formular fertiggestellt wird. Und wenn die Vorgaben im Lastenheft nicht genau sagen, wie ein Formular auszusehen hat, muss nach der ersten Kontrolle ggf. vieles über Bord geworfen und neu erstellt werden. So geht die Zeit dahin und damit auch das Budget.

Und da jedes Softwareprodukt ständig von seinen Programmierern weiterentwickelt wird, sind die vielen Module gestandener ERP-, CRM- und anderer Businessapplikationen inzwischen auch so flexibel, dass viele Anforderungen abgebildet werden können. Und damit sind sie auch wieder komplex. Sehr, sehr komplex.

Die digitale Abbildung von Prozessen

Die Kunst ist es nun, den Kunden und seine Prozesse bis ins Detail zu verstehen und die vielen, vielen Parametrisierungsmöglichkeiten darauf hin einzustellen. Auch hier ist wieder Dokumentation und vor allem Kommunikation seitens des Käufers gefordert. Das Wissen muss aus dem Kopf des Unternehmers in den Kopf des Consultant. Wenn dieser ihn nur halb versteht, wird die Lösung genau so aussehen. Und da sich komplexe Prozesse zudem nicht beliebig vereinfachen lassen, braucht es eben Zeit, diese in Software umzusetzen.

Die meisten Entscheider sind heutzutage schon mit Software groß geworden. Aber weil sie ein Handy bedienen können bringen, sie nicht zwangsläufig ein tiefes Verständnis für Computertechnologie mit. Aufklärung und schonungslose Offenheit über Machbarkeiten sind seitens der Anbieter gefragt. Ja, genau, vom ersten Gespräch an.

Das Unternehmen kennt seine Prozesse, der Berater seine Software. Eventuell sollen und müssen aber verschiedene Softwarelösungen zum Einsatz kommen. „Schnittstellen“ und fließende Daten müssen immer bedacht werden. Auch das trägt übrigens weiter zur Komplexität bei und ist teilweise eine der größten Herausforderungen.

Wie soll gearbeitet werden?

Handy, Tablet, PC, Homeoffice, Mobilität… alles Begriffe aus einer Zeit, in der das Arbeiten fast 24/7 immer und überall möglich ist. Keine Bange, ich will hier nicht das Für und Wider der schönen, neuen Arbeitswelt diskutieren. Doch auch diese Überlegungen führen dazu, dass Softwareeinführungen immer länger dauern. Gab es früher eine Eingabemaske für den PC, so muss es heute auch eine für das Handy geben… und den Internetbrowser… und für das Tablet… schließlich soll sich die Software ja ergonomisch sinnvoll bedienen. Dann gibt es noch Windows, Android, iOS, Linux usw. Das erfordert wiederum Software die diese Betriebssysteme unterstützt. Hier sind die Hersteller unter Druck, diese Geräte und Betriebssysteme alle zu bedienen. Als fiktives Beispiel: Ggf. muss also eine Erfassungsmaske für die Eingabe von Artikeln in der Warenwirtschaft nicht nur für den Windows-PC eingerichtet werden, sondern auch für die Android-Handys die für den Wareneingang im Lager genutzt werden. Und weil der Außendienst damit arbeitet, auch eine Maske für das iPad. Also: dreifache Arbeit. Dreifache Zeit. Dreifache Kosten.

Planung = Projekt

Und diese ganzen Vorgänge erfordern PLANUNG. Und deshalb sprechen wir von einem PROJEKT. Sie sehen, die technische Software „Installation“ ist nur ein kleiner Teil davon. Die Einrichtung oder – wieder neudeutsch – das Customizing verschlingt die Zeit. Wer nun aber immer noch meint, seine Prozesse seinen aber innerhalb von ein paar Stunden oder Tagen abgebildet… melde sich gerne bei mir :-).

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Zusatz der Hanser Update Redaktion:

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