Im Interview mit Florian Eisenberg geht’s um Kanban und das gerade erschienene Buch „Kanban – mehr als Zettel“. Was ist Kanban? Wird die Methode in Unternehmen zielführend implementiert und welche typischen Hindernisse tauchen dabei oft auf?

Hamburg aufgepasst! Verpassen Sie auf keinen Fall die Lesung: „Kanban Mehr als Zettel“ von Florian Eisenberg bei Lehmanns Media am 19. September um 19 Uhr! Eintritt ist frei.

Hallo und herzlich willkommen Herr Eisenberg, können Sie uns Kanban kurz erklären?

Ich probiere es mal hiermit: Kanban ist eine Management-Methode, bei der mithilfe von Kanban-Systemen und Feedback-Zyklen die Arbeitsabläufe evolutionär an die Bedürfnisse der Mitarbeiter, Kunden und Stakeholder angepasst werden. Das ist zwar etwas sperrig, aber es trifft es schon ganz gut.

Kanban ist ein absoluter Trendbegriff und viele Unternehmen versuchen sich an der Implementierung. Ihrer Meinung nach, gehen Unternehmen dabei nicht weit genug. Warum?

Die Kanban-Methode geht mit ein paar typischen Management-Paradigmen nicht gerade zimperlich um. Ich glaube, deswegen gehen sie nicht weit genug. Das äußert sich dann in der Form, dass beispielsweise nur die Visualisierung verwendet wird, das ist eine der sechs Praktiken in der Methode, aber eben auch nur eine. Vielleicht wird noch ein Feedback-Zyklus in Form von einer Retrospektive dazu genommen, aber selten – ich glaube es sind nur so 10-20 % – gehen die Unternehmen dann tiefer. Eine tiefere Implementierung ermöglicht dann aber auch den Umgang mit ein paar Problemen:

  1. Wenn ich begrenzte Kapazität habe, kann ich nur bestimmte Dinge zur Bearbeitung auswählen. Das ist auch ohne Kanban so, aber ein Kanban-System macht es sehr deutlich sichtbar.
  2. Wenn Probleme den Fluss der Arbeit behindern, zum Beispiel Abhängigkeiten zu Dienstleistern, nicht verfügbare technische Ressourcen oder Spezialisten, dann wird das auch sehr offensichtlich, wenn wir ein Kanban-System verwenden.

Dann kann man die Probleme auch lösen. Wenn ich die Probleme aber nicht angehen will, werde ich in der Kanban-Implementierung auch gar nicht so tief gehen. Aber Durchwurschteln ist auf Dauer meiner Meinung nach nicht erstrebenswert oder erfolgsversprechend.

Wir sagen, dass diese Implementierungen flach sind, also das Gegenteil von tief, ich habe es eben schon erwähnt, wie das aussieht, also eine Visualisierung, vielleicht eine Retrospektive, aber eigentlich kaum Drive dahinter. Diese Implementierung richtet sich meistens ganz stark an den Bedürfnissen der Mitarbeiter aus und das ist zuerst auch mal berechtigt. Wir haben in vielen Unternehmen missbräuchliche Arbeitssituationen, da wird schlecht geführt, schlecht gemanagt, schlecht geplant. Das auszuräumen, ist ein Ziel der Kanban-Methode, die Nachhaltigkeit. Die erreiche ich mit recht einfachen Mitteln; aber es gibt eben auch noch die beiden anderen Ziele: die Dienstleistungsorientierung und die Überlebensfähigkeit des Gesamt-Unternehmens. Dafür muss ich schon etwas tiefer gehen. Aber wenn ich das tue, kann ich halt auch einen guten Nutzen für mich und meine Kunden erzielen.

Was sind die Hindernisse bei der Implementierung von Kanban im Unternehmen?

Die Methode tritt an als menschliche Methode für Veränderungen. Wir akzeptieren also den Status Quo und erzielen dann gemeinsam evolutionäre Verbesserungen. Das bedeutet, wir ändern an den Arbeitsweisen nur evolutionär etwas. Auf Managementseite sieht das schon etwas anders aus. Für das Management bedeutet das eigentlich ein radikales Umdenken, quasi eine Revolution des Managements. So wie damals bzw. heute auch die Lean-Bewegung das Management in der Fertigung grundlegend verändert hat, trifft das mit der Kanban-Methode eigentlich auch auf die Wissensarbeit zu.

Wir haben leider noch keinen Weg gefunden, das irgendwie radikal zu vereinfachen, also ist eines der größten Hindernisse die Grundeinstellung des Managements. Die Mythen und alt hergebrachten Denkweisen und Techniken gehen nicht so schnell weg, wie man sich das wünschen würde. Ein Beispiel dafür: „You can’t control, what you can’t measure“, das hat Tom De Marco 1982 schon in einem Buch geschrieben. Er hat das irgendwann zu Recht widerrufen, aber ich musste mir das trotzdem ständig anhören.

Als weiteres Hindernis würde ich bezeichnen, dass Unternehmen häufig so strukturiert sind, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden gar nicht mehr überall ankommen. In einem Großkonzern wissen die Mitarbeiter doch häufig gar nicht, was der Auftragsgeber wirklich will. Das langsam zu verändern, ist sicherlich auch eine Aufgabe der Kanban-Methode.

Um Leser an das Thema heranzuführen, haben Sie eine ungewöhnliche Herangehensweise gewählt – ein Fachbuch in Romanform. Warum?

Wenn wir uns angucken, wie früher Wissen vermittelt wurde, sehen wir Fabeln und Märchen. Wir erinnern uns leichter an sie, können uns mit den Protagonisten identifizieren und Situationen leicht auf unsere eigene Welt übertragen. Die reine Fachlichkeit ist für das Detailwissen wichtig, aber für die Inspiration und die Fantasie sind die Erzählungen wichtiger. Ich habe ganz bewusst nicht alles aus der Methode in dieses Buch gepackt, das ist halt kein Nachschlagewerk. Und ich muss auch noch zugeben, ich habe früher eine ganze Menge Scrum-Trainings gemacht, und da waren die Teilnehmer immer total begeistert von „Die Kraft von Scrum“. Ich habe mich immer geärgert, dass es für die Kanban-Methode nichts Vergleichbares gibt. Ich habe dann mal gedacht, es müsste doch einfach mal jemand so ein Buch schreiben und irgendwann hatte ich die Zeit und habe mir gedacht „warum eigentlich nicht Du“ und habe einfach mal angefangen.

Ihr Protagonist Jan muss sich vielen Herausforderungen stellen, um das System Kanban im Unternehmen zu verankern. Wie begegnet Jan diesen Herausforderungen?

Naja, wie wir erst einmal alle reagieren: er denkt, die einen kapieren es nicht oder die Umstände sind ungünstig, oder, oder, oder… Und wenn das erst einmal vorbei ist, und Jan die Situation aktiv gestaltet, dann geht er auf die Menschen zu, macht Angebote und verhandelt. Einer der Reviewer hat mir nach der Hälfte des Buches gesagt: „Hm, ich lerne hieraus, dass man ziemlich nett sein muss.“ Das kam mir erstmals ziemlich komisch vor, aber eigentlich stimmt das. Jan ist nicht naiv, aber nett insofern, dass er ein Verständnis und Respekt für seine Mitmenschen und Kollegen aufbringt und Verständnis der Situation aufbaut. Aus diesem Verständnis heraus kann er dann offen für eine Vereinbarung mit dem Gegenüber sein. Ich würde dazu Troy York zitieren, der hat mal in einem Training gesagt: „Wenn ich die Kampfmaske fallen lasse, dann kann der andere das auch tun.“ Ein wichtiger Punkt ist aber, ich muss das schon sehr, sehr ernst meinen, sonst wird das schnell durchblickt.

Stammen die Beispiele aus Ihren alltäglichen Erfahrungen als Kanban-Coach?

Ja, ich habe ziemlich viel mit Führungskräften zu tun, die genau in die Situation geraten, wie Jan. Die alten Paradigmen und Werkzeuge greifen nicht mehr, sie funktionieren in der komplexen Welt von heute nicht mehr. Deswegen müssen sie sich umorientieren. Die Methode ist ein Weg, das zu tun. Moderne Führung ist allgemein ein Thema, mit dem sie sich beschäftigen werden müssen, und Kanban ist genau ein Teil davon. Ich will aber auch nicht verschweigen, dass Kunden durchaus auch Bad Practices beigesteuert haben. Da habe ich allerdings eher versucht zu zeigen, wie wir es stattdessen eigentlich umsetzen können.

Für wen ist das Buch gedacht?

Jan ist verantwortlich für die Qualität der Dienstleistung seiner Abteilung. Er wird daran gemessen, ob die Geschwindigkeit, der Durchsatz usw. stimmen. Wenn sich also jemand in dieser Lage befindet, dann sollte sie/er dieses Buch lesen. Das sind meistens Teamleiterinnen und Teamleiter, Abteilungs- und Bereichsleitungen, aber auch Agil-Coaches und Scrum-Master. Besonders wenn die mal abseits der Ideologie und der vorherrschenden Meinung etwas über Kanban erfahren wollen. Schlussendlich sollte auch so jemand wie Michael, also der Vorgesetzte meines Protagonisten das Buch lesen. Also einfach als Inspiration; in welchen Bereichen die restlichen Führungskräfte noch Unterstützung bekommen können.

Vielen Dank Herr Eisenberg für das Interview.

Das Interview gibt’s auch als Podcast zum Nachhören

Alle Informationen rund um die Lesung: „Kanban – Mehr als Zettel“ von Florian Eisenberg bei Lehmanns Media am 19. September um 19 Uhr in Hamburg gibts auf der Veranstaltungsseite der Buchhandlung.

Diesen Tweet hat Florian Eisenberg nach der Lesung gestreut: